Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Verksamhetsutveckling: Akademisk kompetens ska säkerställas på Mau

2019-11-20

KOMPETENSFÖRSÖRJNING. I samband med att Malmö universitet fick ökade forskningsresurser uppstod utmaningen att hållbart, stabilt och på kort tid rekrytera rätt kompetens på rätt plats i verksamheten. Mot bakgrund av detta har ledningen identifierat ett tydligt behov av att förbättra och utveckla kompetensförsörjningsprocessen för att säkra effektivitet, kvalitet och stabilitet. 

Bland annat handlar det om att arbeta mer långsiktigt och strategiskt med kompetensförsörjning och att utveckla anställningsnämndernas arbetssätt och rutiner.

– Kompetensförsörjning är utan tvekan en av universitetets viktigaste frågor just nu, säger Susanne Wallmark, universitetsdirektör vid Malmö universitet. En nyckelaktör när det gäller rekrytering av akademisk kompetens är anställningsnämnderna och här behöver vi titta på hur vi kan utveckla rutiner och arbetssätt för att exempelvis höja kvaliteten rekryteringsunderlagen och åstadkomma effektivare rekryteringsprocesser.” 

Kompetens, ledarskap och karriärvägar ingår bland utvecklingsområdena i universitetets strategi 2022. Förmåga att rekrytera och behålla medarbetare med hög kompetens inom alla verksamhetsområden är avgörande för hög kvalitet i utbildning och forskning.

Under 2019 har en arbetsgrupp haft i uppgift att kartlägga  arbetssättet med kompetensförsörjning som det ser ut idag (nuläget) och komma med förslag till förbättringar. En nulägesanalys genomfördes i samband med två workshops där rektor och universitetsdirektör tillsammans med ett representativt urval av chefer, både dekaner och prefekter, anställningsnämndens ordförande samt GV-chefer deltog. Därefter genomfördes intervjuer med rekryterande chefer vid fakulteterna. Detta gjordes för att bättre kunna förstå nuvarande arbetssätt, behov, problem och önskemål samt för att se likheter och skillnader över fakultetsgränser.

Den förbättrade processen och förslag på prioriterade förbättringsområden presenterades i en tredje workshop i september och blev föremål för diskussioner. Processen och förbättringsområdena diskuterades vidare i universitetets ledningsgrupp.

Utgångspunkter

Identifierade huvudmottagare i kompetensförsörjningsprocessen är rekryterande chefer. Övriga intressenter representeras av till exempel anställningsnämnder, kollegiala strukturer, styrelser, tjänsteplanerare och berörda avdelningar inom gemensamt verksamhetsstöd.

Vikten av kvalitetssäker och långsiktig kompetensförsörjning växer och särskilt fokus ska bidra till:

  • att kompetensförsörjningen på Mau är professionell och rättssäker
  • att rätt kompetens säkras inom budget och med koppling till lärosätets mål och behov
  • att kortare ledtider och en kontinuerlig rekrytering säkerställs
  • att minska chefers arbetsbelastning genom tydligare ansvar och roller
  • att relevanta intressenter måste få rätt information vid rätt tidpunkt
  • att kollegialitet, jämställdhet och mångfald säkerställs
  • möjliggöra bättre framförhållning
  • tydlig kommunikation och återkoppling
  • effektiv, transparent och användbar process

Resultat av intervjuer och workshops

Det har bland annat framkommit att kunskapen om kompetensförsörjning varierar mellan fakulteterna, framför allt dess koppling till verksamhetsmål och budget. Rekryteringsprocesserna är utdragna och skapar stress hos både chefer och medarbetare. Cheferna upplever att det är långa handläggningstider på fakulteterna, att det är för många beslutsmöten och att de långdragna processerna med till exempel sakkunniga kan ge upphov till onödiga problem. Verksamheten saknar resurser och/eller tid för introduktion av både nya chefer och medarbetare. I dagsläget finner man det svårt att arbeta med att kompetensutveckla och behålla medarbetare i och med otydliga karriärvägar och ett utmanande löneläge. Lärosätet har en otydlig avslutsprocess och saknar metoder för att tillvarata kompetens.

Prioriterade förbättringsområden

Utifrån ovanstående har rektor, i samråd med övriga intressenter och universitetets ledning, beslutat att prioritera följande förbättringsområden:

  1. Förstärkt kompetensförsörjningsplanering
    Universitetet måste stärka sin förmåga att arbeta strategiskt och långsiktigt med kompetensförsörjning. Här ingår exempelvis att utveckla kompetensförsörjningsplanerna och öka chefernas förutsättningar och förmåga att koppla kompetensförsörjning till verksamhetsmål och budget.

  2. Kvalitetssäkrad rekrytering av akademisk kompetens
    För att förbättra själva rekryteringensprocessen har tre arbetsgrupper fått i uppdrag att: utveckla anställningsnämndernas arbetssätt och rutiner; undersöka möjligheterna att göra internationella rekryteringar effektivare samt att förbättra introduktionen till nyanställda samt medarbetare som får nya uppdrag inom universitetet (exempelvis som prefekt eller doktorand).

  3. Säkerställa och tydliggöra akademiska karriärvägar
    I det här förbättringsområdet ingår exempelvis pågående arbete med att ta fram förslag på en ny meritportfölj; högskolepedagogisk meritering samt riktlinjer för docentur. I nästa steg ska det också tydliggöras vad Malmö universitet som arbetsgivare kan erbjuda i form av förmåner och annat.

Enligt rektorsbeslutet måste hela kompetensförsörjningen vid universitet säkras och professionaliseras. Målen med en förbättrad process är en jämställd, rättssäker, transparent och effektiv process för rekrytering och introduktion av nya medarbetare. Effektiviseringen får dock inte ske på bekostnad av kvalitet, kollegiala förfarande och akademiska värden.

– För att klara kompetensförsörjningen måste vi våga ta risker, menar Susanne Wallmark. Och för att kunna ta väl övervägda risker behöver vi bli bättre på att hålla ihop kompetensförsörjningsplanering med budget och verksamplaner. 

 

Fotnot: Anställningsnämnderna byter namn till Lärarförslagsnämnderna vid årsskiftet.