Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Utvärdering: "Matrisorganisation kan bidra till utökat verksamhetsnära stöd"

2019-09-30

UTVÄRDERING. Utöka det verksamhetsnära stödet till fakulteterna och institutioner med en matrisorganisation – inom nuvarande gemensamt verksamhetsstöd. Det är en av de övergripande rekommendationerna i Jörgen Tholins utvärdering.
– De administrativa kanslierna bör kunna hantera all vardagsadministration på fakulteterna och institutionerna, menar utredaren.    

På måndagen (30 september) presenterade Jörgen Tholin resultatet av sin utvärdering av det gemensamma verksamhetsstödet (GV) vid Malmö universitet för sin uppdragsgivare, rektor Kerstin Tham. Han återgav då under det timmeslånga mötet de övergripande slutsatserna, vägledande principerna och rekommendationerna i den knappt 30 sidor långa rapporten. Direkt därefter framförde han även motsvarande information på ett öppet möte för medarbetare på lärosätet.  

En av de första slutsatserna som nämns i Jörgen Tholins rapport är att: ”mycket fungerar bra på GV”.
– Det är naturligt vid utvärderingar att nästan allt fokus hamnar på det som kan förändras och förbättras. Därför är det viktigt i detta sammanhang, tycker jag, att också nämna att många av de som jag intervjuade under utredningsarbetet vittnade om att verksamhetsstödet på lärosätet har blivit bättre på senare år och är på rätt väg, säger Jörgen Tholin.    

Han konstaterar därefter i utredningen att den mest brännande och prioriterade frågan i detta sammanhang på Malmö universitet verkar handla ”om ett utökat verksamhetsnära stöd till institutioner och fakulteter”.
Tholin menar dock att en omorganisation av hela det gemensamma verksamhetsstödet inte är lösningen på denna fråga. I stället föreslår han att de administrativa kanslierna på fakulteterna bemannas upp för att kunna sköta så kallad ”vardagsadministration” genom att det skapas en matrisorganisation ”där medarbetare är anställda på avdelningar på GV men fysiskt sitter i kanslierna, på hel- eller deltid”.
Bland de kompetenser som bör finnas på kanslierna är, enligt Tholin, exempelvis ekonomi, HR, kommunikation och studieadministration.  
– Jag tror en sådan modell har stora möjligheter att erbjuda ett jämnt och likvärdigt stöd till de olika delarna i organisationen. Det gäller exempelvis att kanslierna blir mindre sårbara när någon slutar eller blir sjukskriven och att du bättre kan se till att medarbetare inom respektive stödområde får adekvat kompetensutveckling över tid.  

En annan större förändring som Jörgen Tholin lyfter är att fakulteterna och institutionerna behöver ha inflytande på planeringen av det stöd som tillhandahålls på universitet. Han menar därför att det bör finnas en tydlig modell för styrningen av det gemensamma verksamhetsstödet. Denna bör då bestå av dels en verksamhetsbeskrivning som är nära kopplad till Strategi 2022 (som förankras i rektors ledningsgrupp), dels en budgetram (som styrelsen eller rektor beslutar).   
– Med utgångspunkt i dessa ramar kan det sedan årligen genomföras möten och diskussioner mellan GV:s ledning och rektorer respektive fakultetsledningar om olika prioriteringar och satsningar.
– Min absoluta övertygelse är att det verksamhetsnära stödet är det som behöver prioriteras under de närmaste åren, säger han.

Därutöver rekommenderas i rapporten att det bland annat:

  • behöver utarbetas en plan för systematiskt kvalitetsarbete inom administrationen,
  • identifieras arbetsområden för standardisering,
  • skapas en struktur för kvittering av ärenden inkomna till verksamhetsstödet,
  • behövs (och användas) en tydlig systemförvaltningsmodell, det vill säga en samlad organisation för strategisk och ekonomisk styrning för alla förvaltnings- och utvecklingsinsatser inom verksamhetsstödet,
  • arbetas långsiktigt med den interna kulturen på lärosätet.

– Att få fram ett fungerande verksamhetsstöd handlar mycket om att finna rimliga balanspunkter när det gäller storlek, fördelning av möjlighet att påverka styrning samt av centralt och verksamhetsnära stöd.
– Det finns dock inget enkelt recept som fungerar för alla och över tid. Det gäller i stället att försöka skapa ett stöd som fungerar så bra som möjligt utifrån förutsättningarna och i aktuellt läge, säger Jörgen Tholin.   

Text: Per M Eriksson