Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Öppet möte med Jörgen Tholin, utvärderare av GV

2019-05-16

GEMENSAMT VERKSAMHETSSTÖD. Han har personligen intervjuat ett femtiotal chefer och haft kontakt med än fler medarbetare via digitala kanaler.
På öppna möten berättade utvärderare Jörgen Tholin om sina reflektioner om gemensamt verksamhetsstöd – och samlade in ytterligare synpunkter.

Medarbetare från Hälsa och samhälle och Odontologiska fakulteten samlades under torsdagsförmiddagen i Klerkens aula för att lyssna till Jörgen Tholins presentation och delta i samtal. Det var det första av fyra öppna möten som anordnades under dagen om utvärderingen av det gemensamma verksamhetsstödet vid Malmö universitet.  

Jörgen Tholin, docent i pedagogik med en gedigen bakgrund som utredare åt regeringen och SUHF och ledare vid olika svenska lärosäten, har av Malmö universitets rektor Kerstin Tham fått i uppdrag att utvärdera universitetets gemensamma verksamhetsstöd. 

Med hjälp av Yammer och e-post har han bland annat samlat in synpunkter från medarbetare. Tidigare utredningar, uppföljningar, policyer, beslut och trendspaningar ligger också till grund i arbetet. 

– Det är inte alldeles tydligt vad GV gör. Man behöver definiera en god och tydlig servicenivå. Service ska vara fint och är nödvändigt för ett universitets överlevnad.

Jörgen Tholin menar att det i dag finns ”diken” mellan administration och akademin på Malmö universitet samtidigt som lärosätet har flera styrkor.
– Det här är ett välfungerande universitet. Här handlar det om att hitta balanspunkter och att göra stödet bättre. Jag är imponerad av alla chefer på GV, de har tänkt på hur man integrerar sina verksamheter.

Det har under intervjuerna med chefer och medarbetare uttryckts såväl önskan som ambitioner om fakultetskanslier som kan stå för ett verksamhetsnära stöd på varje fakultet. Tholin menar också att vardagsnära ekonomi- och HR-frågor bör finnas tillgängligt lokalt.
Han har dock flera frågor kvar att fundera över – exempelvis: vilka stödjande kompetenser finns i dag på institutionerna och fakulteterna? Ska lärosätet gå vidare med standardisering av administrationen, exempelvis när det gäller rekryteringsprocessen.
Standardisering av ärendehantering, systemstöd och arbetssätt bör applåderas. På så sätt sparar man pengar.

Många medarbetare upplever samtidigt i dag att ärenden försvinner när dessa skickas för stöd på central nivå. Svaret på detta problem, menar Jörgen Tholin är: rutiner. Det bidrar till att hålla koll på alla ärenden.

Vi har nyligen blivit universitet. Hur kommer det till uttryck i administrationen?
– Så stor skillnad är det inte. Balanspunkter, forskning, nyrekrytering behöver HR-stöd, men det är väldigt få som har kunnat peka på någon uppgift som är helt ny.

Vad består största delen av ditt arbete av framöver?
– Ambitionen är att komma med några konkreta förslag till förbättringar. Långsiktiga kulturfrågor om hur man ska jobba. Sen är det ni som är kvar som är bärare av kulturförändringen. Den är svår att skriva fram på ett bra sätt, vad man ska göra. Men hur skapar man en kultur där man pratar med varandra istället för om varandra. Hur jobbar man mer tillsammans? Det gäller ju alla medarbetare, att inte skriva ett sårande mail istället för att ringa.

– Malmö universitet är en fungerande organisation, det handlar om förbättringar. Det är ju inte så att det är låg kompetens eller att saker inte fungerar eller att ekonomin är i fritt fall. Det är inte den typ av personalmotsättningar som är svåra att komma förbi.

Kontakt Jörgen Tholin:

E-post

Yammer