Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Du vet väl att alla medarbetare kan ändra PDF-filer

2019-03-28

VERKTYG. PDF är ett format där textinnehållet genom en grundinställning är låst i skrivskyddat läge. Man kan alltså inte gå in och redigera text lika snabbt som vanligtvis är möjligt i ett Worddokument. Som medarbetare öppnar vi PDF-filer med verktyget Adobe Acrobat DC. Vad alla inte känner till är att vi med hjälp av verktyget har möjlighet att göra en mängd justeringar i dokument sparade som PDF.

Portable dokument format (PDF) används ofta för regelverk, anvisningar och presentationer av information. Fördelen med att konvertera exempelvis ett Worddokument till en PDF är att texten kan låsas i skrivskyddat läge. Läsare kan inte göra justeringar i innehållet, vilket bidrar till en ökad säkerhet och innehållets tillförlitlighet. En PDF kan helt eller delvis låsas med olika grader av säkerhet för att undvika redigeringar av obehöriga. Likt ett formulär är det också möjligt att skapa ett ifyllbart dokument där texten är låst från att kunna ändras medan boxar, kryssrutor och tabeller är ifyllbara.

Två snabba steg till att kunna ändra en PDF med Acrobat DC
Många dokument presenteras i PDF-format som stöd och referens i frågor som behöver anpassas varje kalenderår. Siffror behöver uppdateras, nya uppgifter behöver anges eller namn måste bytas ut. Den övergripande anpassningsbara presentationen av lärosätet på den här sidan justeras varje år enligt uppgifterna i Malmö universitets årsredovisning.

Öppna dokumentet här för att se vilka möjligheter Acrobat DC erbjuder. För att redigera en PDF öppnas dokumentet i Acrobat DC där menyn för redigering finns bakom Verktyg/Tools (Obs! Glöm inte att spara ner filen och öppna offline i Acrobat DC). Ikonen Redigera PDF/Edit PDF är den funktion som leder till menyn som därefter ger tillgång till de alternativ man har tillgång till för att anpassa innehållet av text och bild. 

Som menyn i den första bilden visar finns det en lång rad funktioner med nyttiga alternativ till att anpassa ett dokument. Och enligt tillgänglighetsprincipen tillgodoser Acrobat DC alla krav för att till exempel synskadade ska kunna arbeta med funktionerna och läsa innehåll med hjälp av alla vanligaste läshjälpmedel.

Redigera PDF/Edit PDF innehåller funktioner som man normalt hittar även i Word, möjligheter att manipulera sidans disposition, skrivblockens placering och format, typsnittens egenskaper och möjligheten att lägga till länkar och bilder på sidan.

Blanketter och formulär
I sammanhang där användaren inte har tillgång till dator är ett digitalt formulär inte till någon nytta. Verksamhetsförlagd utbildning (VFU) kan till exempel kräva att studenter fyller i dokumentet för hand ”ute på fältet”. Men ett formulär/blankett kan vara ett smidigt hjälpmedel för både den som digitalt svarar på frågor och den som administrerar resultaten (se exempel här).

Tabeller
Acrobat DC har även en beräkningsfunktion som tillämpas i tabellverktyg. Detta är särskilt fördelaktigt när en ifyllbar tabell ska sammanställa till exempel utgifter (se blankett för kontantutlägg).

Hjälp finns att få
Vid behov av hjälp med blanketter i PDF-format går det alltid att höra av sig till kommunikationsavdelningen. Skriv till kommunikation@mau.se och beskriv vad du behöver stöd med så hör vi av oss.

Text: Johan Portland