Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Så fortsätter arbetet med att förbättra tjänsteplaneringen

2018-02-01

VERKSAMHETSUTVECKLING. Hur kan vi skapa optimala organisatoriska förutsättningar för en effektiv, transparent och rättssäker tjänsteplanering på Malmö universitet?
Det är utgångspunkten i den pågående processen ”att tjänsteplanera”.

Fyra personer ingår i arbetsgruppen som i höstas tog fram en nulägesbild av läget på lärosätet. Kristian Sjövik är processledare för arbetet.
– Vem tjänsteplanerar och vem ger input till tjänsteplaneringen? Vad händer när i processen, hur mycket tillgänglig tid finns, och hur går det till när man får input om forskningsanslag och kurser?
– Det finns olika sätt att tjänsteplanera på Malmö universitet. Vi fick olika beskrivningar från olika miljöer och har sammanställt åtta olika processkartor som beskriver och visualiserar tjänsteplaneringsprocessen på olika fakulteter och institutioner, säger han.

Effektiva, transparenta och rättssäkra processer
Nästa fas, som har påbörjats, är att hitta olik sätt att förbättra arbetet. Det ska sedan utmynna i en pilotmodell för tjänsteplanering som förväntas starta i juni. Fram till dess kommer två arbetsgrupper med medarbetare, som har olika funktioner i organisationen, att jobba med olika aspekter av tjänsteplaneringen för att hitta de bästa lösningarna.
Pilotmodellen ska provas mot preliminärt två olika institutionella miljöer. En grupp kommer under våren att jobba med att få fram så effektiva processflöden som möjligt, att klargöra ansvarsfördelningen, göra tjänsteplaneringen mer transparent och undvika tidsspill.

En annan grupp kommer att jobba med att klargöra olika principer och ingångsvärden för själva tjänsteplaneringen, vad man ska ha timmar för, och hur man kan mäta och redovisa arbetsinsatser.
– Det är en mer ”politisk” fråga, hur man värderar är lite olika. Det är också en balansgång mellan kvalitet och akademisk frihet å ena sidan, och vad som är möjligt för oss utifrån vår ekonomi, säger Kristian Sjövik. Denna process kopplar till Malmö universitets strategi och frågan om akademiska värden och universitetsmiljö

Från reaktiv planering till planering styrd av behov
Nulägesanalysen visade också att arbetet med tjänsteplaneringen i dag ofta är reaktivt. Det som styr blir sådant som att lokaler behöver bokas före vissa datum samt krav på planering som kommer från studenternas rättigheter och skyldigheter.
– För att vi ska hitta lösningar som tar större hänsyn till individers kompetens och kvaliteten i utbildning och forskning, är det viktigt att vi förhåller oss öppna i våra förbättringsansatser, vilket också finns med i metodiken för själva processarbetet.
– Vi ska inte börja i färdiga lösningar och inte låsa oss för snabbt i tekniska lösningar. Därför kommer stödstrukturer, system som tjänsteplaneringsverktyget Retendo att diskuteras mera fokuserat i en tredje fas av arbetet. Vad ska vi ha för stödstrukturer för att kunna jobba som vi vill?

Ingår i universitetets strategiska plan
Tjänsteplaneringsprocessen har en direkt koppling till ett av de grundläggande mål som tas upp i Malmö universitets nya strategi: att lärosätet ska sträva efter att öka tidsutrymmet för undervisning och forskning.
Det ska göras genom att:

  • utforma system, arbetssätt och rutiner som bygger på transparens, förutsägbarhet, tydlighet och rättssäkerhet och som bidrar till att frigöra sammanhållen tid för undervisning och forskning 
  • ta vara på alla medarbetares, doktoranders och studenters olika kompetenser på bästa sätt och arbeta tillsammans för en hög kvalitet i utbildning och forskning.

Text: Johanna Svensson