Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Avtalsbrott i samband med direktupphandling kan ge dryga böter

2018-11-30

Lunds universitet ålades i september att betala 400 000 kronor i böter för otillåtna direktupphandlingar. Enligt Konkurrensverket, som hade vänt sig till Förvaltningsrätten i Malmö, hade Lunds universitet haft dålig koll på sina upphandlingar gällande främst budtjänster, resor, byggvaror och konferensverksamheter. I samtliga fall hade universitetet ingått ett avtal utan att göra upphandling trots att summorna för direktupphandlingen överstigit den lagstadgade beloppsgränsen.

Vad som gäller när man vill göra en upphandling kan verka förvirrande. Det finns ett tak för hur mycket man får köpa in utan att göra en offentlig upphandling. Den övre gränsen för hur mycket man kan spendera på en direktupphandling är 586.907 kronor. Problemet med direktupphandlingar har varit att de inte samordnas. Det blir lätt till ett stort och dyrbart problem om man gör liknande upphandlingar på olika fakulteter. Ett universitet är nämligen endast en juridisk person. Alla fakulteters spenderingar på liknande varor läggs således ihop och kan snabbt ackumuleras emot taket.

– Omständigheterna när Konkurrensverket granskade oss föll till Malmö universitets fördel, säger Violeta Gamalan, upphandlingskoordinator vid Malmö universitet. Vi hade till exempel ett cateringavtal som sades upp. En ny upphandling pågår men under tiden innan upphandlingen är fullständig får vi köpa in det vi behöver. Köper vi varor eller tjänster till ett sammanlagt större värde kan det vara svårt att se ute i verksamheten. Därför är det alltid bäst att kontrollera med oss på upphandlingsenheten först vad som gäller.

– Medarbetare vid Malmö universitet hänvisas i cateringsammanhang för närvarande till restaurangerna i våra hus. Normalt ska vi alltid vända oss till de leverantörer vi har avtal med, men just i cateringsammanhang befinner vi oss i en speciell situation då det pågår en oplanerad upphandling.

Vi ska i första hand tillämpa Kammarkollegiets ramavtal
När det gäller resor är det fler aspekter att ta hänsyn till. Vi har en resesamordnare som alltid kan kontaktas vid frågor om korta eller långa resor. Det finns digitala researrangörer som erbjuder billigare resor på nätet. Men vid den typen av köp kan det vara lätt att förbise ett par viktiga faktorer.

– Researrangörer på nätet erbjuder nästan aldrig den säkerhet och trygghet som vår upphandlade leverantör erbjuder, fortsätter Violeta. Bagagehanteringen är ett exempel som kan bli extremt kostsamt och frustrerande om man går utanför avtalet och använder en egen lösning.

Det finns flera granskningsinstanser vid köp av tjänster eller produkter genom direktupphandlingar. Konkurrensverket granskar Malmö universitet kontinuerligt och om de upptäcker att någon gjort fel kan de stämma oss och kräva upphandlingsskadeavgifter. Lägg därtill om lärosätet har ingått ett avtal och den upphandlade leverantören får kännedom om att en konkurrerande leverantör har anlitats, kan de stämma oss för utebliven vinst.

– Om en aktuell leverantör kan peka på att vi kunde handlat av honom/henne kan det innebära onödiga och dyrbara kostnader, säger Violeta.

Malmö universitet är noggranna med att inte beläggas med anmärkningar från ytterligare en kontrollinstans. Riksrevisionen kontrollerar större fakturor och underlag till de större avtalen.

Lärdomar från Lund
Man hittade upphandlingar som gjorts ute på fakulteterna vid Lunds universitet som tidigare decentraliserat upphandlingsförfarandet. Lunds universitet har nu utökat sin upphandlingsenhet till 20 medarbetare för att skaffa sig en bättre översikt sett över hela organisationen. Malmö universitet har i motsvarande enhet 2,5 heltidstjänster.

Malmö universitet har en inköpspolicy som säger att alla upphandlingar förutom direktupphandlingar ska göras centralt. Det ger mindre utrymme att göra fel. Vid direktupphandlingar ute i verksamheten där det inte finns kännedomen om att hela lärosätet är en juridisk person är det alltid bäst att ta hjälp av upphandlingsfunktionen. Därtill behöver upphandlingarna samordnas mycket mer. Mau behöver helt enkelt bli bättre på att samordna och involvera upphandlingsfunktionen över hela organisationen.

– IT-avdelningen gör många upphandlingar självständigt men är väldigt bra på att involvera upphandlingsfunktionen, menar Violeta. De är bra på att samordna och gör gedigna avrop men vänder sig samtidigt till oss för rådgivning och samordning. Det har gått riktigt bra och har utmynnat i fantastiska diskussioner med drivna specialister som verkligen vill universitetets bästa.

Om ett statligt avtal inte uppfyller vårt behov får man göra en avstegsanmälan. Därefter ska en upphandling genomföras.

– Upphandlingsenheten äger processen och upphandlingsförfarandet, avslutar Violeta. Vi är behjälpliga med formulering och vilka krav som kan ställas, och den juridiska inramningen ansvarar enheten för. Eventuell upphandlingsskadeavgift åläggs den enhet som inte upphandlar enligt lag.

Text: Johan Portland