Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Universitetsövergripande åtgärder ska minska risker i verksamheten

2018-02-01

VERKSAMHETSUTVECKLING. Arbetsmiljö, forskningsfinansiering samt kommunikationen mellan verksamhetsstöd och akademin. Det är några identifierade riskområden som behöver hanteras på universitetsövergripande nivå.
– Tack vare riskanalyser och efterföljande dialoger har vi en tydlig bild över potentiella fallgropar och hur dessa kan och bör åtgärdas, säger Kerstin Tham, rektor.  

Malmö universitet och andra statliga myndigheter har krav på sig att, enkelt uttryckt, ha kontroll på olika risker i sin verksamhet samt att vidta åtgärder för att undvika att dessa realiseras eller begränsa dess eventuella konsekvenser. Årligen genomförs därför riskanalyser – som en integrerad del av verksamhetsplaneringen – inom lärosätets olika delar.  
Med utgångspunkt i dessa riskvärderingar och efterföljande dialoger på chefsnivå, som genomfördes i höstas, har det sedan sammanställts en rad risker för univeristetets verksamhet som varken kan accepteras eller som institutionerna, gemensamt verksamhetsstöd eller biblioteket anser sig kunna hantera på sin egen nivå i organisationen.
Med följd att rektor Kerstin Tham nu har fattat beslut om ett antal universitetsövergripande åtgärder för att hantera de identifierade riskerna.
– Det är viktigt att vi har kontroll på riskerna och vidtar adekvata åtgärder eller styr om verksamheten i så tidigt stadium som möjligt. Detta för att undvika eventuella hinder på vår väg mot de övergripande målen i Strategi 2022, säger Kerstin Tham.      

Här presenteras i korthet några av de riskområden och föreslagna åtgärder på övergripande nivå som återfinns i bilagan till rektorsbeslutet (samtliga nämnda risker och åtgärder – se länk i högerspalt):

# Arbetsmiljö och arbetsbelastning.
Det är framförallt brister i den fysiska arbetsmiljön som lyfts fram som en risk – och då särskilt av medarbetare som arbetar i Niagara eller Gäddan. Andra aspekter som nämns i detta sammanhang är schemaläggningen (där lärare dagligen måste förflytta sig fler gånger och samtidigt bära tungt material mellan olika hus) samt hög arbetsbelastning. Dessutom påtalas – som en stressfaktor – att uppdrag kommer till enskilda medarbetare inom gemensamt verksamhetsstöd utan att passera via respektive chef.    
Föreslagna åtgärder: Nytt arbetssätt för schemaläggning, det inledda arbetet med processen: ”Att tjänsteplanera” samt medarbetarenkät.  

# Forskningsfinansiering.
Flera institutioner ser att det finns en risk att finansieringen av forskning och forskarutbildning är för låg i relation till uppsatta mål.
Föreslagna åtgärder: Att påtala behovet av ökat forskningsanslag i budgetunderlaget, revidering av resursfördelningsmodell för forskning och utökat stöd från forskarservice (inom gemensamt verksamhetsstöd) som bistår vid sökande av externa forskningsmedel.

# Kommunikation mellan stödverksamhet och akademisk verksamhet.
Såväl institutionerna som gemensamt verksamhetsstöd betonar att det finns en risk för bristande kommunikation mellan de båda verksamhetsgrenarna – och att detta potentiella problem bör hanteras på ledningsnivå.  
Föreslagna åtgärder: Återkommande gemensamma möten för samtliga chefer vid universitetet samt gemensam chefsintroduktion.

# Lokaler.
Enligt underlaget värderas risker som berör lokaler ”överlag mycket högt”. Bland annat nämns ”kontaktytorna mellan studenter och lärare” samt i de öppna kontorslandskapen i Niagara.
Föreslagna åtgärder: Omtag Niagara (när det gäller utnyttjande av ytor) samt att i framtiden säkerställa bättre processer vid ny- och ombyggnationer. 

Text: PM Eriksson