Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Planera, budgetera och följa upp verksamhet

Processens syfte och mottagare

Denna process är en ledningsprocess som har ersatt högskolans tidigare styrmodell. I den nya processen är utgångspunkten att planeringen ska vara mer långsiktig och sammanhållen samt att styrningen ska ha färre lager. Syftet med processen är att ge prefekter och motsvarande chefer på institutions- och avdelningsnivå förutsättningar för att bedriva utbildning och forskning genom att ha kontroll över verksamhetens ekonomi och kvalitet. Målet är att processen ska vara utformad så att prefekterna behöver lägga mindre tid på detta än idag, men också att de får bättre förutsättningar för att fatta beslut som påverkar verksamhetens ekonomi och kvalitet.

Prefekterna är huvudsakliga mottagare och övriga intressenter som har krav på processen är till exempel universitetsstyrelsen, universitetsledningen, dekaner och övriga chefer i verksamheten.

Genomförande

Våren 2016 intervjuades ett tiotal prefekter från högskolans samtliga fakulteter. Syftet med intervjuerna var att ta reda på vad man som prefekt behöver för att leda och styra verksamheten och vilka problem och möjligheter som fanns med dåvarande arbetssätt. Behovsbilden som framkom i intervjuerna har också diskuterats med bl.a. dekaner, förvaltningschef och rektor.

Under hösten 2016 arbetades lösningsförslag fram tillsammans med mottagarna och i december 2016 fattade rektor beslut om implementering av det förbättrade processen. Högskolestyrelsen tog samtidigt beslut om att upphäva den tidigare styrmodellen för högskolan inför 2018. Hösten 2017 lanserades den förbättrade processen och alla prefekter har inför verksamhetsåret 2018 tillsammans med sina stödteam från Gemensamt verksamhetsstöd arbetat integrerat med riskanalys, planering av verksamhet, budget och kompensförsörjning på tre års sikt. För 2018 planeras uppföljnings- och utvärderingsmöten med processens intressenter och förbättringar av arbetssätt och mallar inför kommande verksamhetsår. Centrumbildningar, Biblioteket och Gemensamt verksamhetsstöd ska då också integreras i processen fullt ut.