Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Utredning och utveckling av verksamhetsstöd

Utredare Jörgen Tholin presenterade nyligen (30 september) sin rapport: ”Utvärdering av Gemensamt verksamhetsstöd vid Malmö universitet. Slutrapport 30 september 2019”. I denna föreslår han flera insatser för att utöka det verksamhetsnära stödet på fakulteter och institutioner – vilket han menar verkar vara ”den fråga som har högst prioritet”.

Nu avser universitetets ledning att ta frågan om hur verksamhetsstödet kan utvecklas vidare – i första hand via diskussioner i olika ledningsgrupper och i samtal med lärosätets övriga medarbetare. Dessa lär sedan resultera i olika förslag på åtgärder för att skapa ett verksamhetsstöd som i största möjliga mån kan tillgodose fakulteternas och institutionernas behov.   

Kortfattad sammanfattning av Jörgen Tholins rapport
Ett övergripande förslag i Jörgen Tholins rapport är att de administrativa kanslierna på fakulteterna behöver bemannas upp för att kunna sköta så kallad ”vardagsadministration”. En annan större förändring som föreslås är att fakulteter och institutioner behöver ha inflytande på planeringen av det stöd som tillhandahålls på universitet. Han menar därför att det bör finnas en tydlig modell för styrningen av det gemensamma verksamhetsstödet. Denna bör då bestå av dels en verksamhetsbeskrivning som är nära kopplad till Strategi 2022 (som förankras i rektors ledningsgrupp), dels en budgetram (som styrelsen eller rektor beslutar).

Därutöver rekommenderas i rapporten att det bland annat:

  • behöver utarbetas en plan för systematiskt kvalitetsarbete inom administrationen,
  • identifieras arbetsområden för standardisering,
  • skapas en struktur för kvittering av ärenden inkomna till verksamhetsstödet,
  • behövs (och användas) en tydlig systemförvaltningsmodell, det vill säga en samlad organisation för strategisk och ekonomisk styrning för alla förvaltnings- och utvecklingsinsatser inom verksamhetsstödet,
  • arbetas långsiktigt med den interna kulturen på lärosätet.


Medarbetarnyheter
Ledning: "delat chefsansvar bidrar i sig inte till att utveckla verksamhetsnära stöd"
(14 oktober 2019)
Nu ska Jörgen Tholin-utredningen lyftas i ledningsgrupper
(4 oktober 2019)
Utvärdering: "Matrisorganisation kan bidra till utökat verksamhetsnära stöd"
(presentation av rapport, 30 september 2019)
Öppet möte när utvärderingen av gemensamt verksamhetsstöd är klar
(29 augusti 2019)
Kerstin Tham: "Viktigt med ömsesidig respekt för varandras arbete"
(om behovet av att arbeta med intern kultur, 5 juni 2019)
Öppet möte med Jörgen Tholin, utvärderare av GV
(presentation av identifierade fokusområden, 16 maj 2019)
Nu ska gemensamt verksamhetsstöd utvärderas av extern utredare
(om uppdraget, 12 februari 2019)