Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Checklista

CHECKLISTA FÖR DIG SOM PLANERAR MÖTE/EVENT/KONFERENS

För att ditt möte/event/konferens ska gå smidigt och bli så bra som möjligt har vi gjort en enkel checklista du kan använda för att förbereda och planera. Detta är också frågor vi ställer när ni väljer att samarbeta med oss på Konferensservice.

  • Namn, syfte och mål med mötet  - Tydlighet kring syftet med mötet och varför man har bokat
  • Var, när och hur - Hus/Lokaler, datum, tider och antal deltagare
  • Språk - Svenska eller engelska? Nationellt eller internationellt?
  • Beställare, betalare och ansvarig person på plats - Detta kan vara en och samma person eller olika, korrekt betalningsinformation(kostnadsställe och/eller fakturauppgifter) samt vem är ansvarig på plats under eventet
  • Lokaler - En eller flera? Garderob? Bemanning? Skyltning?
  • Möblering - Oftast följer möbleringen mötets syfte – diskussion, utbildning, föreläsning. Podiet/scenen? En eller flera på scen? (De flesta av våra salar har möblering för undervisning).
  • Teknik - Vilken teknik ingår och vad behövs?  Specialteknik – streaming, filma etc
  • Förtäring - Du som är kund kontaktar och beställer själva förtäringen. Vi på Konferensservice vill dock ha information om upplägget, tider, antal.
  • Offerter - Konferensservice kan erbjuda ett antal tilläggstjänster (blommor, gåvor etc). Vi tar in offert och bokar på enligt överenskommelse.
  • Program/Agenda - Programmet är vårt arbetsredskap och vi vill ta del av det snarast möjligt även om ändringar kommer att ske. Då har vi möjlighet att bedöma behov och resurser.
  • Regler under eventet/mötet - Vilka regler gäller, drop-in för försenade, telefoner avstängda etc
  • Deltagarhantering - Websida, anmälningsformulär, registrering (vem sköter registreringen?), namnskyltar etc
  • Material till deltagare - Vem är ansvarig för detta? Hur distribueras materialet
  • Talare/Föreläsare/Gäster - Vem bokar och betalar, tider, kontaktperson
  • Abstracts, posters, utställning - Tryckeri? Posterskärmar? Hur stor plats, mått och utrustning
  • Leverans av gods och material - Kom ihåg att uppge korrekt leveransadress. Konferensservice kan bevaka och ta emot godset samt se till att de finns on-site på eventdagen. Returgods ska förses med retursedel!
  • Logi - Konferensservice kan hjälpa till med bokning på hotell för ett mindre antal (talare, VIP etc) för deltagarna kan vi bistå med blockbokning.
  • Transport - Behövs det transport? Vem bokar och betalar?
  • Aktiviteter - Den sociala delen är minst lika viktig söm mötet. Konferensservice har god kännedom om regionen och kan hjälpa till med såväl tips som bokningar.
  • Volontärer - Vem är ansvarig, vem är kontaktperson och gör arbetsfördelning?
  • Uppföljning och dokumentation - Vänta inte för länge med att skicka ut dokumentation och utvärdering. Ansvarig?
  • Betalning - Hur och vem? Fakturering eller interndebitering? (Interndebitering kräver kostnadsställe och referens). Fakturering av anmälningsavgifter handhas av din avdelnings ekonom. I nuläget har vi inte möjlighet att erbjuda kortbetalning. Vid utställning/mässa är det inte tillåtet att sälja saker med kontakthantering.