Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Diarieföring av avtal och protokoll signerade via e-post

För vissa avtal och protokoll räcker det att de godkänns via e-post. Om detta godkännande skall kunna dokumenteras i efterhand behöver dessa e-postmeddelanden sparas och diarieföras tillsammans med det aktuella avtalet eller protokollet.

Detta sker genom att de e-postmeddelanden som godkänner avtalet eller protokollet samlas in av handläggaren på ärendet. När alla e-postmeddelanden med godkännande har inkommit skall handläggaren samla dessa som bilagor i ett e-postmeddelande och skicka detta till registraturen tillsammans med avtalet eller protokollet som godkänns för diarieföring.

Det måste också framgå av själva avtalet eller protokollet att godkännande har skett via e-post.