Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

11.2 Leverantörsfakturor

En extern faktura måste vara utställd till Malmö universitet. Fakturaadressen är:

Malmö universitet
Box 50500
202 50 MALMÖ

Fakturor utställda till annan, exempelvis då ett personnamn står först i adressen, får inte betalas av Malmö universitet.

I fakturan ska det finnas fakurareferens som beställaren lämnat till leverantören. Referensen styr fakturan till rätt granskare.

Fakturor tas emot i elektroniskt format och ska vara i PEPPOL-format eller motsvarande. Universitetet tar ej emot fakturor via e-post. Fakturorna går in universitetets e-handelssystem Proceedo vilket är levererat av Visma Commerce AB. Fakturorna blir ankomstregistrerade i ekonomisystemet Raindance och går därefter vidare i Proceedo till beställaren för granskning och kontering. Därefter till attestanten för godkännande.

Granskaren kontrollerar att det är rätt leverantör (och som har F-skattesedel). Vidare att den beställda varan/tjänsten är rätt (kvantitet och pris) och att det är korrekta moms- och totalbelopp. 

Attestanten kontrollerar att fakturan är korrekt konterad och godkänner att fakturan får betalas.

Efter attest skickas fakturan till Raindance för betalning och det ombesörjs centralt att den blir betald på förfallodagen.

11.2.1 Betalningsvillkor

Som betalningsvillkor används 30 dagar netto. Undantag är hyresfakturor som enligt avtal betalas på den förfallodag som finns angiven på fakturan. I de fall då leverantören medger längre kredittid än 30 dagar (kan framförallt förekomma på vissa utländska fakturor), ska denna längre kredittid naturligtvis användas.

Universitetet godkänner ej fakturaavgifter i avtalen med leverantörer.

11.2.2 Felaktig faktura

Är fakturan felaktig ska man begära en kreditnota. Om fakturan inte ankomstregistrerats kan den direkt skickas tillbaka till leverantören med begäran om en korrekt faktura utan att man behöver begära kreditnota. I de fall fakturan ankomstregistrerats och ingen kreditnota tas emot ska fakturan makuleras. I annat fall ska både debetfaktura och kreditnota registreras, båda med samma förfallodatum.

11.2.3 Leverantörsfakturor avseende tjänster

Vid mottagande av fakturor som avser tjänster ska preliminär skatt och sociala avgifter hanteras enligt följande. Universitetet kan bli betalningsskyldig till obetalda avgifter och skatter retroaktivt om vi betalat felaktigt. För att universitetet inte ska behöva betala preliminärskatt och sociala avgifter krävs att leverantören/uppdragstagaren visar eller skriftligen åberopar F-skattesedel. Kontrollera därför alltid att det på fakturan står angivet att F-skattesedel finns. Använder en person sin F-skattesedel när det uppenbart är fråga om en anställning ska ekonomifunktionen kontaktas.

När en leverantör har F-skattesedel ska universitetet inte betala preliminärskatt eller sociala avgifter. Fakturan hanteras då som vanligt i Proceedo. Leverantören betalar själv sociala avgifter.

I de fall leverantören inte har F-skattesedel ska ersättning betalas ut genom lönehandläggaren via en arvodesräkning där både preliminärskatt och sociala avgifter dras av. Preliminärskatt ska innehållas av universitetet med 30%, om inget annat angivits.

11.2.4 Elektroniska fakturor

Malmö universitet tar i enlighet med lag endast emot fakturor elektroniskt, i PEPPOL-format eller motsvarande. Universitetet tar ej emot PDF-fakturor via e-post. Fakturor kan skickas via PEPPOL, direkt till Visma Proceedo, via fakturaväxel eller genom att fakturan registreras i leverantörsportal.

PEPPOL är standardformatet för elektroniska fakturor inom offentlig sektor i Sverige, men även tidigare format Svefaktura version 1 och Svefaktura version 2 (även kallad PEPPOL-BIS) är godkända. Dessa är i filformatet XML och informationen i filerna kan kontrolleras och tolkas av mottagande system. För ytterligare information se www.sfti.se. Det finns andra format och i vissa fall kan dessa tas emot av universitetet.

PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line och det är en lösning för elektroniska inköp som arbetats fram på europeisk nivå för att göra e-handel och e-upphandling enklare. I PEPPOL finns ett register där anslutna organisationer är upplagda med ett PEPPOL-id. Elektroniska fakturor skickas via operatörer(fakturaväxlar) och dessa kan genom registret hitta rätt mottagare.

När elektronisk faktura skickas ska det anges ett partsid. Malmö universitets partsid är:

PEPPOL-id: 0007:2021004920

Organisationsnummer (utan bindestreck): 2021004920

GLN: 7362021004928