Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Frågor och svar om medarbetarundersökningen

1. Varför en undersökning?
2. Om frågorna/enkäten
3. Vad händer efter enkäten?

1.Varför en undersökning?

Varför ska vi göra en medarbetarundersökning?

För att kunna arbeta bättre med vår arbetsmiljö, på enskilda institutioner/avdelningar men också för att kunna hantera gemensamma problem som finns inom organisationen som helhet.

Varför använder vi just Springlifes undersökning?

Malmö universitet har ställt ett antal krav i sin upphandling – att undersökningen som erbjuds ska vara vetenskapligt validerad och utgå från relevant forskning, att leverantören ska ha gedigen erfarenhet av att undersöka arbetsmiljön inom just högskolor och universitet, att det ska vara möjligt att jämföra resultatet med andra högskolor och universitet, samt att den ska kunna möta ett antal prioriterade undersökningsområden. Springlife levde upp till alla kraven och fick bäst betyg.

Vad ska undersökas?

De prioriterade undersökningsområdena är ledarskap på olika nivåer, medarbetarskap och samspelet ledarskap och medarbetarskap, upplevd stress/ohälsosam arbetsbelastning, jämställdhet och lika villkor, samt kränkande särbehandling, trakasserier och repressalier.

Hur har undersökningsområdena tagits fram?

Det har funnits en arbetsgrupp och en styrgrupp som har arbetat med att ta fram underlag till undersökningen utifrån universitetets behov, förutsättningar och lagkrav. Eftersom vi inte har gjort någon lärosätesgemensam undersökning tidigare har jämförbarhet med andra lärosäten varit viktig, därför har vi krävt erfarenhet av att undersöka arbetsmiljön inom just högskolor och universitet. Att kunna få stöd i arbetet efter resultatet har också varit viktigt.

Kommer man att kunna se organisationsstrukturer som inte fungerar i den här undersökningen?

Ja, i viss mån, resultatet är en ögonblicksbild som ska hjälpa oss att identifiera och arbeta vidare med viktiga frågor och genom att göra en universitetsgemensam undersökning blir det möjligt att analysera helheten och se mönster som vi inte kunnat se tidigare – eller i alla fall inte kunnat se svart på vitt. Om resultatet till exempel visar att en viss chefsnivå ofta uppfattas som otydlig, eller att vissa personalkategorier är särskilt utsatta för stress kan frågan lyftas från individnivån, och förutsättningarna för arbetet kan ses över.

Jag har svarat på medarbetarundersökningar förr men det hände ingenting, varför ska jag svara på denna?

Det är första gången vårt lärosäte gör en gemensam medarbetarundersökning och därför är det svårt att veta om vår arbetsmiljö har blivit bättre eller sämre. Det tar inte lång tid att göra undersökningen och ju fler som svarar desto mer relevant och användbart kommer resultatet att vara. Din institution/avdelning kommer att arbeta med resultatet i höst och om du själv har deltagit kommer det arbetet att bli mer meningsfullt.

Den här sortens undersökningar utgår från näringslivet och en helt annan typ av organisationer, varför är den relevant för vår verksamhet?

Undersökningen har använts på flera andra universitet och är anpassad för att passa även oss. Däremot löser inte undersökningen i sig några problem på arbetsplatsen, det är hur vi tar hand om resultatet som är det viktiga.

Varför inte en kvalitativ undersökning istället?

Eftersom vi inte har gjort någon universitetsövergripande medarbetarundersökning tidigare behöver vi en helhetsbild och jämförbarhet med andra lärosäten. I det fortsatta arbetet kan andra metoder bli aktuella.

Hur fångar undersökningen upp det missnöje som finns med kontorslandskap?

Det här är inte en undersökning om den fysiska arbetsmiljön, däremot ingår frågor om hälsa och stress där resultatet kan bero på olika saker, bland annat hur vi sitter. Det är i analysen av resultatet som sådant kan komma fram.

2. Om frågorna/enkäten

Vem kan svara på enkäten?

Samtliga anställda med månadslön, alltså både tillsvidareanställda och visstidsanställda medarbetare, oavsett omfattning och som har en anställning per den 1 april 2018. 

Hur distribueras enkäten?

Enkäten skickas till dig via e-post. I e-posten får du en länk som leder till en webbaserad enkät som öppnas i din förvalda webbläsare.

Kommer undersökningen att finnas på engelska?

Ja, den skickas ut samtidigt på svenska och engelska. Du väljer själv vilket språk du vill svara på.

Jag har inte fått enkäten

Om du inte senast den 3 maj får en länk till undersökningen via e-post, kontakta Springlife på support@springlife.se.

Jag har fått en påminnelse fast jag redan har skickat in mitt svar

Kontrollera länken som du fick vid första utskicket så att enkäten är inskickad och inte pausad.

Länken fungerar inte

Observera att din länk är unik och endast kan användas en gång, du kan därför inte vidarebefordra länken eller svara på enkäten genom att klicka på en kollegas länk. Har du problem med din länk, kontakta Springlife på support@springlife.se.

Min chef är inte den som arbetsleder mig i praktiken, hur ska jag svara?

Du ska svara utifrån din chef, samma person som du har medarbetarsamtal med, eftersom det är den personen som har ansvar för din arbetsmiljö. Om den personen inte kan påverka din arbetssituation i praktiken är det ett problem som arbetsgivaren behöver få syn på.

Min chef är helt ny, hur ska jag svara?

Du får svara utifrån den uppfattning du har just nu. Det är bättre att svara och få ett resultat än att inte svara och inte få något resultat. Vid resultatanalysen är ju omständligheterna kända och svaren får tolkas utifrån det.

Angående frågorna om ”min arbetsplats” – om det är stor skillnad beroende på vilken del av arbetsplatsen jag tänker på, ska jag svara mittemellan då, och vad säger det resultatet i så fall?

För att vi ska få ett användbart resultat är det viktigt att du svarar utifrån din formella chef och medarbetare under samma chef, arbetar du på en centrumbildning är det ändå din prefekt eller enhetschef du svarar utifrån, arbetar du som ekonom är det ekonomiavdelningen även om du sitter på en fakultet.

När det gäller frågan om hot – hela universitet utsattes för hot under nyårshelgen, räknas det?

Nej.

Kan jag vara helt säker på att jag är anonym?

Ja, du svarar alltid helt anonymt. Springlife får respondentlistor från universitetet, utefter dessa skickas enkäterna ut. Webbaserade enkäter skickas ut via e-post och innehåller en unik länk som bara kan användas en gång.

Får du e-post från Springlife finns din e-postadress registrerad i Springlifes system för enkätutskick. Alla enkätsvar är kopplade till en grupp och det går att se hur många i en grupp som svarat på enkäten. Däremot kan ingen, varje sig från Springlife eller från Malmö universitet, se vem i en grupp som svarat eller vad enskilda individer svarat.

Svaren på frågorna i enkäten sammanställs bara på gruppnivå och är man inte tillräckligt många svarande i en grupp sammanställs heller inga svar. Syftet med att genomföra medarbetarundersökningen är inte att peka ut enskilda individer. Resultaten ska användas som underlag för prioritering i kommande förbättringsarbete.

Jag är den enda i min kategori på min avdelning, hur kan jag då vara anonym?

Återkoppling av resultat sker endast om det finns minst 5 svarande på ett frågeområde samt minst 10 svarande för enskilda frågor. Svarsfördelningen på enskilda frågor jämförs aldrig med bakgrundsfrågor vilket säkerställer din anonymitet.

Varför lägger ni undersökningen i maj när vi har så mycket att göra?

Det tar cirka 15 minuter att besvara enkäten och det bästa är att försöka svara på undersökningen direkt när den kommer. Den kommer att vara öppen under tre veckor, mellan den 3 maj kl 09:00 och den 24 maj kl 23:59. Den största insatsen kommer i efterarbetet som kommer senare. Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska bli så tillförlitligt som möjligt.

Varför finns det inga öppna svarsalternativ?

Främst för att vi inte ska riskera att samla in information som inte chefer och HR har möjlighet att analysera och följa upp. Det är första gången vi gör en medarbetarundersökning i den här omfattningen och vi vet genom tidigare mindre undersökningar och med input från andra lärosäten att det är ett stort arbete att jobba med resultatet även utan öppna svar. Öppna svar försvårar också anonymitetshanteringen eftersom bedömningen av vad som kan undanröja anonymiteten då avgörs i den manuella hanteringen.

3. Vad händer efter enkäten?

Hur kommer undersökningen att följas upp?

Cheferna kommer att få resultaten före midsommar, och hjälp att analysera dem, och under höstterminen kommer ni att börja arbeta med det, i arbetsgruppen tillsammans med er chef och eventuellt extra stöd beroende på resultatet.

Vad kommer HR-avdelningen att hjälpa cheferna med?

HR-specialisten som är knuten till avdelningen/institutionen hjälper till med analysen av resultatet och även att koppla extra stöd till fakultet/institution/avdelning, från HR-avdelningen eller extern hjälp, när det behövs.

Vad händer om det blir ett riktigt dåligt resultat, en väldigt låg svarsfrekvens och/eller bara ”röda staplar”?

Oberoende av vilket resultat det blir, fast med hänsyn till anonymitetsgränserna, kommer chefer och avdelningar/institutioner och HR-avdelningen att arbeta med det i höst.

Jag forskar själv om frågor som har anknytning till detta – kan jag ta del av materialet?

Nej, undersökningens data och resultatet ska bara användas för det här ändamålet. Universitetet får inte grunddata utan bara resultatet nedbrutet på nivåer som garanterar medarbetarnas anonymitet.