Utskrift från Malmö universitets webbplats www.mah.se

Öppet möte om utredning och utveckling av gemensamt verksamhetsstöd

Tid: 2019-11-08 08:15 -- 2019-11-08 09:15
Plats: Fakulteten för hälsa och samhälle, AS:U206
Målgrupp: Samtliga medarbetare vid Malmö universitet

Kerstin Tham, rektor, och Susanne Wallmark, universitetsdirektör, bjuder in samtliga medarbetare till öppna möten, 7 och 8 november, med anledning Jörgen Tholins ”Utvärdering av Gemensamt verksamhetsstöd vid Malmö universitet. Slutrapport 30 september 2019”. Rektor och universitetsdirektör avser under samtalet svara på frågor och diskutera olika vägar framåt i aktuellt utvecklingsarbete av verksamhetsstödet.

Utredare Jörgen Tholin föreslår i rapporten flera insatser för att utöka det verksamhetsnära stödet på fakulteter och institutioner – vilket han menar verkar vara ”den fråga som har högst prioritet”.
Ett av förslagen är att de administrativa kanslierna på fakulteterna bemannas upp för att kunna sköta så kallad ”vardagsadministration” genom att det skapas en matrisorganisation ”där medarbetare är anställda på avdelningar på GV men fysiskt sitter i kanslierna, på hel- eller deltid”. Bland de kompetenser som bör finnas på kanslierna, enligt Tholin, är exempelvis ekonomi, HR, kommunikation och studieadministration.   

En annan större förändring som lyfts är att fakulteterna och institutionerna behöver ha inflytande på planeringen av det stöd som tillhandahålls på universitet. Han menar därför att det bör finnas en tydlig modell för styrningen av det gemensamma verksamhetsstödet. Denna bör då bestå av dels en verksamhetsbeskrivning som är nära kopplad till Strategi 2022 (som förankras i rektors ledningsgrupp), dels en budgetram (som styrelsen eller rektor beslutar).

Därutöver rekommenderas i rapporten att det bland annat:

  • behöver utarbetas en plan för systematiskt kvalitetsarbete inom administrationen,
  • identifieras arbetsområden för standardisering,
  • skapas en struktur för kvittering av ärenden inkomna till verksamhetsstödet,
  • behövs (och användas) en tydlig systemförvaltningsmodell, det vill säga en samlad organisation för strategisk och ekonomisk styrning för alla förvaltnings- och utvecklingsinsatser inom verksamhetsstödet,
  • arbetas långsiktigt med den interna kulturen på lärosätet.
Senast uppdaterad av Per M Eriksson