Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Boka möte/mötesrum via outlook

Vissa mötesrum på högskolan bokas via outlook. Bokningen sker från din personliga kalender, om bokningen ska tas bort gör även den från din personliga kalender.

Så här bokar du möten från en PC

Så här bokar du möten från en Mac

Boka mötesrum från outlook på PC 

 

  1. Öppna outlook och klicka på kalender för att skapa ett nytt möte.

    Nytt möte




  2. Skriv in ett förklarande namn på ämne, t ex. "terminstart VT16" 
    Kom även ihåg att skriva in agenda för mötet eller annan information som kan vara bra att veta inför mötet.
  3. Klicka på "Rum" för att välja bokningsbart rum (endast i Niagara och Gäddan). 

    Boka rum

     
  4. Välj vilket rum du vill bokaUnder beskrivning kan du läsa vilken utrustning rummet har samt för hur många rummet är avsett.

    Välj vilket rum med beskrivning
    Klicka ok. Rummet hamnar nu som mottagare av mötesbokningen.

  5. Lägg eventuellt till personer som du vill bjuda in till mötet.

    bjudin


  6. Välj datum och klockslagrong. För att få hjälp med att få fram bästa lediga tid kan man använda sig utav schemaläggningsassistensen.

    datum


  7.  Starta schemaläggningsassistenten.

    schemaläggning

    schemalagg

    Här kan man se de inbjudnas kalendrar och få hjälp att hitta bästa ledig tid när lokalen är ledig.


  8. Skicka iväg bokningen och en bekräftelse på att mötet är bokat för resursen levereras nu till din inkorg. 

    Om du ej har behörighet att boka det aktuella rummet får du ett mail

    declined -mötemail

Boka mötesrum från outlook för Mac

P.g.a. en bugg i Outlook 2011 för Mac är det problem att söka fram rum som resurs i Niagara om man ej vet vad rummenheter. Uppgradera din outlook till 2016 så underlättar du bokningen. Läs mer här.

 

1.
Öppna outlook och klicka på kalender för att skapa ett nytt möte.

Mac kalenderbokning

2.
Skriv in ett förklarande namn på ämne, t ex. "terminstart VT16"
Kom även ihåg att skriva in agenda för mötet eller annan information som kan vara bra att veta inför mötet.


Mac mötesbokning innehåll

3.
Klicka på RUM  för att välja bokningsbart rum (endast i Niagara) 

mac outlook rumslogo

Skriv in de tre första bokstäverna, t.ex. NIA och välj i listan vilket rum du vill boka. Glöm inte klicka på "Add to Meeting" längst ner.

Mac outlook rooms

 

4.
Lägg eventuellt till de personer som du vill bjuda in till mötet. 

Mac kalender kontakter

 

5.
Starta schemaläggningsassistenten för att få fram bästa tiden för samtliga deltagare samt när lokalen är ledig. 

Mac outlook schemaläggningsassistenten

 

6.
Skicka iväg bokningen och en bekräftelse på att mötet är bokat för resursen levereras nu till din inkorg. Om du ej har behörighet att boka det aktuella rummet får du ett mail 

declined -mötemail

  1.  Du kommer även få ett mail när en inbjuden svarar.

    Outlook kalenderbokning svar
    Outlook kalenderbokning svar

    Du kan även i kalenderbokningen se en översikt över allas svar. 

    Outlook Mac kalenderbokning deltagare