Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Processbaserad verksamhetsutveckling ska förbättra stödet

2017-05-18

Den 12 maj samlades hela Gemensamt verksamhetsstöd till en heldag om processbaserad verksamhetsutveckling. Arbetssättet infördes på högskolan under 2015, i syfte att skapa gemensamma processer som går på tvären i organisationen för att bättre möta verksamheternas behov av stöd. 

De processer där bristerna är störst, eller där vinsterna bedöms som stora i förhållande till högskolans mål och kärna, att utbilda studenter och att forska, ska prioriteras.

Några av de teman som återkom i presentationerna av de pågående processerna var att de bidrar till att vi kan bli bättre på att se helheter och förstå varandras vardag och villkor, vilket kan vara svårt i komplexa organisationer, och att det är viktigt att se förbättringsarbetet som ständigt pågående.

Bättre välkomnande av studenter

Först ut, och pilot i processutvecklingsarbetet, var processen ”Stödja och introducera student” under ledning av Charlotte Kipowsky på Studentcentrum. Under hösten 2015 inleddes arbetet med att intervjua studenter om deras behov för att som ny student känna sig välkomnad och introducerad till utbildningen, högskolan och studentlivet. Inför höstterminen 2016 infördes processen och ett stödmaterial med guider och checklistor för lärare fanns då på plats, webbsidor samt trycksaker hade setts över och ett behovsanpassat nyhetsbrev för studenter hade skapats. Inför hösten 2017 har resultaten följts upp och nya förbättringsåtgärder är planerade.

Här hittar du lärarguiden för introduktion

Tydligare guide vid rekrytering

Nästa område där det fanns stora behov av ett samordnat arbetssätt var ”Rekrytera och introducera medarbetare”, en process som leds av Anne Olsson på HR-avdelningen. Ett av målen var att chefer ska kunna lägga mindre tid på administration i rekryteringsprocessen och chefer från hela högskolan intervjuades för att hitta de viktigaste behoven. Några av resultaten av det arbetet som vi redan har sett är e-rekryteringssystemet ReachMee som infördes under 2016, samt en rekryteringsguide för chefer som publicerades tidigare under våren 2017 och även syftar till att förbättra introduktionen av nya medarbetare. Anne utnyttjade även GV-dagens workshoppar till att samla in ytterligare underlag till förbättring av introduktionen, där deltagarna fick prata om sina egna erfarenheter av första tiden på jobbet.

Till rekryteringsguiden

Ny styrmodell ska underlätta planering och uppföljning

Anna Åkesson, controller på LS, och Sverker Fryklund, lärare på Idrottsvetenskap, presenterade det pågående arbetet med processen ”Att planera, budgetera och följa upp verksamhet” som vänder sig till budget- och personalansvariga chefer. Behovsinventeringen tillsammans med prefekterna har lett till att högskolans styrmodell kommer att ersättas från årsskiftet. Den nya modellen ska utgå mer från den akademiska verksamheten och mindre från ledningen, och möjliggöra en mer långsiktig planering. Under året kommer ett chefsstöd att tas fram och stödet med löpande uppföljningar och prognoser ska även förbättras.

Läs tidigare nyhet om den nya styrmodellen

Bättre infrastruktur för utbildning och stöd till forskare

I ytterligare två processer har behovsinventering genomförts och planering för förbättringar av stödet pågår. Anders Kärrman, utbildningshandläggare på KS/TS kansli och Charlotte Petersson, lärare på Urbana studier, presenterade det pågående arbetet med att förbättra infrastrukturen för utbildning. Där har intervjuer och diskussioner med lärare lett till några prioriterade områden med förbättringar, till exempel att lägga schema, att använda IT i undervisningen, att undervisa i lokalerna och att använda lärplattformen. Vissa behov har lett till direkta förbättringar, till exempel att det nu har blivit lättare att få direkt support i undervisningen om något inte fungerar i lokalen, och på andra områden pågår nu arbetet.

Natalija Buza-Vidas, forskningshandläggare på Universitetskansliet, leder processen som ska utveckla och förbättra stödet till forskare. Med avstamp i en omfattande nulägesanalys och behovsinventering tillsammans med forskare har en rad förbättringsförslag tagits fram, som kommer att implementeras under de kommande åren. Bland annat ska aktiviteterna underlätta nätverkande, ge ytterligare hjälp med att höja kvaliteten på forskningsansökningar, stöd i att budgetera forskning samt att hantera insamlade forskningsdata.

Under behovsinventeringarna kom det även upp behov som hade med arbetstid att göra, vilket ledde till att tjänsteplanering bröts ut till en egen process, som leds av Anna Andersson på HR-avdelningen. Här görs en behovsanalys tillsammans med tio tjänsteplanerare från olika områden samt 30 lärare och forskare.

Här kan du läsa mer om de pågående processerna

Text: Janni Karlsson