Postrutiner

Hantering av papperspost, e-mail och fax

Vid Malmö högskola gäller följande rutiner för posthantering:

1. Post adresserad till högskolan öppnas av registrator eller annan för postöppning utsedd person. Man bedömer om innehållet i breven är allmän handling. Allmän handling behandlas enligt punkt 8 nedan.

2. Personadresserad post lämnas till berörd person som omedelbart ska ta ställning till om handlingen är av allmän eller privat natur. Allmän handling ankomststämplas behandlas därefter enligt punkt 8 nedan.

3. Post som enligt påskrift på kuvertet innehåller anbud skall ankomststämplas och lämnas till registrator oöppnad.

4. Post får inte bli liggande oöppnad. I de fall man är borta från arbetet måste man se till att posten öppnas. Fullmakt till registrator eller arbetskamrat är ett sätt lösa denna fråga.

5. Högskolans värdepost (ESS-brev REK, ESS-brev VÄRDE, kurir, mottagningsbevis m.m.) transporteras till och från högskolan i gul väska som är plomberad.

6. All inkommande post skall vara färdigsorterad runt 09.00 och skall då också vara ankomststämplad. Post som av olika orsaker går direkt till tjänsteman skall av tjänstemannen åsättas ankomstdatum.

7. Fax och e-post behandlas på samma sätt som pappershandlingar, dvs.posten får inte bli liggande. I de fall man är borta från arbetet måste man se till att e-posten öppnas. Fullmakt till registrator eller arbetskamrat är ett sätt lösa denna fråga och mottagaren skall omedelbart ta ställning till om försändelsen är allmän handling eller om den är privat. Observera: automatsvar för e-posten är inte tillräckligt. E-posten måste öppnas och läsas.

8. En inkommande handling som är allmän ska så snart den anlänt till Malmö högskola diarieföras eller föras in i gällande rutin för handlingstypen.

9. All avgående post räknas som B-post om inte något annat anges.