ARKIVERING
Grunden är principen att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar.
Högskolans arkiv bildas av de allmänna handlingarna från högskolans verksamhet.
Det innebär att allmänna handlingar i princip ska arkiveras.
För minnesanteckningar, utkast och koncept SOM INTE TILLFÖR SAKUPPGIFT – gäller att de blir allmänna först när de tas om hand för arkivering.
Gemensamt för handlingarna i ett statligt arkiv är alltså att de är allmänna. I arkivlagen slås dessutom fast att de är en del av det nationella kulturarvet
Högskolans arkiv ska därför bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.
För att underlätta sökandet efter information, ska högskolan enligt lag upprätta dels en arkivbeskrivning, dels en systematisk arkivförteckning. Enligt sekretesslagen ska högskolan dessutom ha en beskrivning av de IT-system som innehåller allmänna handlingar. Vid Malmö högskola upprättas arkivbeskrivning och systematisk arkivförteckning vid respektive område. Beskrivningen av IT-system finns hos Malmö högskolas personuppgiftsombud.
Styrning av hur handlingar tas om hand
För att högskolans arkiv ska kunna tillgodose såväl allmänhetens rätt till insyn i högskolans verksamhet, högskolans eget informationsbehov samt forskningens behov av källmaterial, ska arkivbildningen planeras och styras redan från det att handlingar upprättas hos eller kommer in till högskolan. Handlingarna tas om hand enligt vad som anges under avsnittet diariefrågor, dvs. antingen diarieförs de eller så placeras de enligt dokumentplanen.
De regler av olika slag som styr den dagliga hanteringen vad gäller arkivering och gallring vid högskolan ska även framgå av en arkivbildningsplan. I bilaga 1 finns ett förslag till arkivbildningsplan.
Planen behöver kompletteras vid varje område samt fastställas där.
Rensning
När ett ärende är färdigbehandlat måste akten rensas på:
Handlingar som inte ska bli allmänna är , t.ex.
kladdar, anteckningar som inte tillför ärendet sakuppgifter
Övertaliga exemplar (kopior av sådant som redan finns i original.)
Dessutom ska
Gem
Plastmappar
Karbonpapper
Överflödiga häftklamrar osv
tas bort.
Det är handläggarna som ska rensa akterna
Gallring
Huvudregeln enligt arkivlagen (1990:782) är att myndigheters arkiv ska bevaras. Ordet bevara betyder i arkivsammanhang att man sparar för all framtid, såvida inte bevara följs av en restriktion, t ex ”bevaras i 5 år”. Här blir betydelsen gallras efter 5 år.
Gallring innebär att de allmänna handlingarna förstörs. Men också om uppgifter förs över från en databärare till annan, till exempel från en hårddisk till papper, räknas överföringen som gallring då överföringen innebär förlust av
- information,
- sökmöjligheter,
- möjliga informationssammanställningar eller
- möjligheten att fastställa informationens autenticitet.
Gallring av pappershandlingar innebär att de ska brännas, tuggas eller malas i dokumentförstörare. När det gäller upptagningar som videoband, hårddiskar mm innebär gallringen att mediet raderas, skrivs över, omformateras eller om så behövs förstörs.
I arkivlagen slås alltså också fast att allmänna handlingar får gallras.
En statlig myndighet kan dock inte på egen hand avgöra vad som ska gallras ur dess arkiv. Allmänna handlingar får endast gallras i enlighet med särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning, föreskrifter eller beslut av Riksarkivet.
I DEN FASTÄLLDA ARKIVBILDNINGSPLANEN FÖR RESPEKTIVE OMRÅDE ANGES VAD SOM FÅR GALLRAS
Högskolans gallringsbeslut finns under arkivbilagor.
IT-system
När ett nytt IT-system planeras ska de inom högskolan som ansvarar för systemets planering redan när kravspecifikationen utformas ta kontakt med högskolans arkivarie så att offentlighets- och arkivfrågorna tillgodoses på ett rationellt sätt.
Videoupptagningar, bilder och ljudupptagningar
Det ställs särskilda krav på omvårdnad av analoga eller digitala videoupptagningar, bilder och ljudupptagningar så att de kan återsökas och presenteras under hela den tid de ska bevaras. Den som upprättar eller tar emot dylika upptagningar inom högskolan ska därför ha en plan för dokumentation, hantering och förvaring av dem. I planen ska det ingå uppgifter om bl.a. val av utrustning och databärare, intervall för kvalitetskontroller och kopiering/konvertering till nya databärare/format. För att underlätta kopiering och konvertering ska de ansvariga för respektive upptagning välja utrustning, databärare, format etc. som följer standarder och är enhetliga inom högskolan.
Handlingarnas hållbarhet
De medier som bär arkivhandlingarna, dvs. papper, cd-skivor, magnetband osv., förstörs så småningom. Det är därför viktigt att man har ett medium som varar så länge som möjligt som bärare. Bestämmelser om vad som anses beständigt har utfärdats av Riksarkivet. I de fall då högskolan kan styra valet av kvalitet - dvs. när det gäller handlingar som högskolan själv upprättar eller handlingar som kommer in till myndigheten som fax eller via e-post – ska högskolan använda medium enligt dessa bestämmelser.
Sveriges Provnings- och forskningsinstitut (SP) ger regelbundet ut förteckningar över skrivmateriel (papper, elektroniska databärare, skrivare, kopiatorer, faxar etc.) som uppfyller Riksarkivets krav för framställning av arkivhandlingar. Vid inköp av produkter som inte har certifierats av SP ska Högskolan begära en försäkran (s.k. leverantörsförsäkran) om att produkten är arkivbeständig.
Vid varje område bör upprättas en plan för vård av handlingar (se även ovan) som upprättats på annat medium än papper. För digitalt lagrade handlingar måste planen omfatta såväl den logiska som den fysiska beständigheten.
Förvaring av handlingarna
Arkivhandlingarna ska skyddas mot
- vatten och skadlig fukt
- brand och skadlig upphettning
- skadlig klimat- och miljöpåverkan
- skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst.
Bestämmelser om arkivlokaler mm har givits ut av Riksarkivet. Särskilt bör uppmärksammas att författningen innehåller bestämmelser om att högskolan måste lämna in förslag till nybyggnad eller ändring av arkivlokaler till Riksarkivet för kontroll samt att arkivlokaler inte får användas för annat än förvaring av arkivhandlingar.
Observera att dessa bestämmelser gäller alla delar av arkivet – alltså även de handlingar som finns i närarkiv och förvaringsskåp. Eftersom det är billigast med korrekt förvaring av handlingarna i arkivlokal ska handlingarna föras över dit så snart det är möjligt.
Utlån av arkivhandlingar utanför högskolan
Tag kontakt med högskolans arkivarie om denna typ av utlåning utanför högskolan blir aktuell.
Handlingar i forskningsprocessen.
Ett stort antal handlingar som finns i forskningsprojekten vid Malmö högskola är allmänna handlingar. Därmed tillhör de myndighetens arkiv och måste hållas ordnade.
Handlingarna kan t ex ordnas och bevaras enligt följande.
Administrativa handlingar
Formella handlingar t ex projektplaner, anslagsansökningar, kontrakt, projektbeskrivningar, korrespondens med finansiärer/uppdragsgivare, ekonomi- och personaladministrativa handlingar
Primärmaterial
Grundmaterial från forskningsprocessen t ex enkäter, intervjuer, undersökningsprotokoll, försöksprotokoll, mät- och testresultat, röntgenbilder, blod- vävnads- och organprover
Bearbetningsmaterial
Arbetsmaterial t ex utkast, koncept, kladdar som ska omarbetas, sammanställningar, beräkningar, excerpter, ADB-upptagningar som är osjälvständiga led i en pågående bearbetning av data
Redovisningsmaterial
T ex delrapporter, slutrapporter, avhandlingar och artiklar
Projektmaterialet ska hela tiden förvaras på ett betryggande sätt, dvs. vara skyddat från förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det ska också vara åtskilt från övriga handlingar vid institutionen/motsvarande. Vid ordnade av handlingarna bör man särskilt ta ställning till hur upptagningar ska ordnas och bevaras.
När projektet är avslutat ska projektledaren se till att materialet överförs till centralarkivet inom högskolan. De allmänna handlingarna ska då vara ordnade och lagda för långtidsförvaring efter respektive medium, dvs. pappershandlingar ska ligga i arkivboxar och upptagningar ska förvaras enligt vad som överenskommits med högskolans arkivarie.
Gallringsbeslut för materialet ska också vara fattat.
Vilka allmänna handlingar i ett forskningsprojekt får gallras? Riksarkivet har utfärdat föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1)
Föreskrifterna innebär i korthet följande:
Handlingar som inkommit eller upprättats i myndighetens forskningsverksamhet får gallras, med undantag för:
– handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive projekt
– handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde
– handlingar som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller bedöms vara av stort allmänt intresse.
Forskningsnämnd eller motsvarande ska ta ställning till vad som får gallras. Beslut om gallring fattas därefter enligt gällande arbetsordning.
I bilaga 2 anges exempel på vad som ska bevaras respektive gallras.
Leverans av handlingar till central arkiv
Inför flytten till central arkiv gäller:
Endast korrekt märkta och korrekt fyllda arkivkartonger tas emot i arkivet! Kartongerna ska vara fyllda men inte överfulla. Det finns kartonger i storlek 3, 5,5 cm och 8 cm. Blanda inte handlingstyper vid kartongläggningen som inte varit blandade då handlingarna var i pärm. Flera årgångar kan dock läggas i en kartong.
Kartongerna ska vara märkta som följer:
1. Institution/enhet eller motsvarande.
2. Handlingstyp. Om flera typer av handlingar ingår i kartongen ska handlingstyperna framgå av ”pärmregister” eller av särskilt upprättad förteckning.
3. Årtal.
Kartonger som inte är försedda med dessa uppgifter kommer att återsändas.
Skriv med blyerts på kartongen enligt figuren nedan.
Om speciell förteckning behövs för att ange innehållet, ska denna ligga överst i kartongen.
Vid leverans till centralarkivet ska arkivhandlingarna åtföljas av en leveransreversal.
Vid oklarheter vänd er till Mikael Ottoson 0709-655 378.