Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Om diariet

Diariet och ärendehantering

Ärendehantering kan tyckas vara tungt och byråkratiskt och visst är det lite allvarligt. Här är lätt att begå fel. Men vi får inte glömma att vi är en offentlig myndighet med dess krav på offentlighet.

Med offentlighet menas att allmänheten, inklusive massmedia, ska kunna ta del av och kontrollera vår verksamhet genom att ta del av allmänna handlingar. För att kunna serva allmänheten måste vi då ha ”ordning och reda” på våra handlingar. Det är nu inte så vanligt att allmänheten utnyttjar denna rätt, men vi får ”på köpet” ett externt krav på oss att veta var våra papper finns.

Vad är en allmän handling?

Om Allmän handling kan man läsa i regeringsformen eller på t ex Riksdagens hemsida. Generellt kan man säga att det är en handling (pappersdokument, fax, e-post, datafil, diskett fotografi etc.) som inkommit till myndigheten eller en behörig befattningshavare, eller när en handling som är upprättad hos myndigheten är expedierad.

En handling kan sekretessbeläggas, men bara om det finns stöd i Sekretesslagen. Sådant stöd finns givetvis vad det gäller patientinformation och det kan finnas vid viss uppdragsforskning, men då skall det vara reglerat i avtal. Ska t ex en student göra sitt examensarbete hos ett företag som vill hemligstämpla resultatet skall Rektor godkänna detta. Om man är tveksam på en handlings status, eller har för avsikt att teckna avtal med sekretess, kontakta registrator.

Vad skall då registreras i diariet

Sekretesslagen 15 kap stipulerar ”När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.”

Det innebär att alla brev m m som berör myndigheten ska diarieföras, även om det kommer som ett e-post direkt till en lärare eller forskare. Ett klagomål på en kurs ska diarieföras, men en förfrågan om kurslitteratur eller föreläsningsförfrågan behöver inte diarieföras. Detta slarvas det med på alla håll, men är Ni tveksamma så skicka det till registrator för bedömning. Observera att det även gäller brev som skickas från myndigheten.

Vem diarieför på Odontologiska fakulteten?

All registatorspost diarieförs vid Gemensamt verksamhetsstöd och du kan läsa mer på hemsidan om registraturen.

Odontologiska fakulteten ansvarar för den post som ställs till Tandvårdshögskolan. Skrivelser som lyder under journallagen hanteras i det digitala patientjournalsystemet. Tandvårdsärenden som inte omfattas av journallagen har egen registratorsfunktion