Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Checklistor för välkomstmejl

Välkomstmejl till studenter på Malmö högskola

Checklistorna nedan syftar till att säkerställa att Malmö högskola möter studenters behov av information inför terminsstarten samtidigt som vi även garanterar nödvändig information från högskolan. Checklistorna riktar sig främst till studieadministrativ personal vid Studentcentrum, som ansvarar för utskick av välkomstmejl 1, samt till studieadministrativ personal vid fakultetskanslierna, som ansvarar för utskick av välkomsmejl 2 och 3. Mallar för välkomstmejl på svenska och engelska finns under samtliga checklistor. 

Generellt för samtliga välkomstmejl

Välkomstmejl 1 - att skickas efter urval 1

Välkomstmejl 2 - att skickas efter urval 2

Välkomstmejl 3 - att skickas den dag webbregistreringen öppnar

Generellt för samtliga välkomstmejl 

  • Studenter har i fokusgruppsintervjuer sagt att de helst ser att alla välkomstutskick sänds per e-post. För att högskolans kommunikation med studenterna ska vara enhetlig rekommenderas att dessa e-postutskick sker via Apsis.
  • Det är viktigt att reserv- och efterantagna studenter får samma/motsvarande information som studenter som antas i de ordinarie antagningsomgångarna, till exempel genom att de också alltid får välkomstmejl 2 nedan (ev modifierat vad gäller datum som redan passerats m m).
  • Tänk på att program(kurs)-ansvariga lärare behöver få kopia på välkomstutskicken till studenterna, för kännedom.

Välkomstmejl 1 - att skickas efter urval 1

Följande ska finnas med i det välkomstmejl som skickas ut till studenter som antagits i urval 1 (nationella antagningsomgången) till ett utbildningsprogram eller en fristående kurs:

  • Välkomnande ton i språket och formuleringarna
  • Påminnelse om att tacka ja till platsen på antagning.se
  • Information om att studenten kan söka studiemedel redan nu och en hänvisning till CSN.
    För att studenter ska kunna söka studiemedel behövs också information om terminstider två terminer framåt. Observera att OD har andra terminstider än övriga fakulteter. Rekommendation att söka för hela läsåret om studenten ska läsa flera terminer.
  • Uppmaning att söka bostad så tidigt som möjligt och länk till webbsida för detta
  • Information om att Malmö högskola erbjuder stöd till studenter med varaktig funktionsnedsättning, att detta stöd bör sökas så snart som möjligt och länk till webbsida för detta.
  • Länk till mah.se/nystudent och information om att vi där har samlat mycket information inför terminsstarten, t ex information om schema och kursplan med kurslitteratur
  • Information om att schema publiceras fyra veckor före kurs-/programstart
  • Information om när och hur Malmö högskola kommer att skicka ut mer information
  • Kontaktuppgifter om studenten har frågor

Nedan finns färdiga mallar som kan användas för utskicket. 

Nedanstående utskick hanteras av Studentcentrum:

Mall för välkomstmejl 1, svenska kurser och program

Template for welcome mail 1, engelska kurser

International Office skickar välkomstmejl 1 till de som antagits till engelskspråkiga program. International Office har egna mallar, utifrån målgruppens behov, för detta ändamål.

Välkomstmejl 2 - att skickas efter urval 2

Följande ska finnas med i det välkomstmejl som skickas ut till studenter som har tackat ja i urval 1 och därmed kvarstår som antagna och till nya studenter som har antagits i urval 2 (nationella och internationella antagningsomgången) till ett utbildningsprogram eller en fristående kurs:

Inför upprop/introduktionsmöte, registrering och schema

  • Välkomnande ton i språket och formuleringarna
  • Uppgift om tid och plats för uppropet/introduktionsmötet, alternativt en länk till webbsida där denna information kan sökas fram. Platsen ska inkludera en gatuadress som är sökbar på Google maps. Om kursen är en distansutbildning behövs motsvarande information om utbildningsstart.
  • Information om vad studenten ska göra om hen inte kan närvara vid uppropet
  • Information om hur registrering på utbildningen sker. Om webbregistrering används ska länk till webbregistreringen finnas samt information om tidsperiod för webbregistrering.
  • Information om vad den som är antagen med villkor behöver göra innan webbregistrering respektive utbildningsstart kan ske. (Obs! Mer detaljerad information till studenter antagna med villkor till engelskspråkiga program skickas ut separat från Internationa Office).
  • Information om att studenten behöver hämta sin Mah-datoridentitet och länk till webbsida för detta
  • Information om att schema publiceras fyra veckor före kurs-/programstart och/alternativt länk till webbsida för detta

Information om kurslitteratur

  • Information om kurslitteratur på den första kursen alternativt information om att uppgift om kurslitteratur finns i kursplanen och en länk till kursplanen.
    Studenterna har uttryckt att de gärna vill veta vilken bok som är huvudbok, vilken bok man bör börja läsa och tips om var/hur man kan hitta/skaffa litteraturen.

Studiemedel och bostadsfrågor

  • Information om att studenten kan söka studiemedel redan nu och en hänvisning till csn.se.
    För att studenter ska kunna söka studiemedel behövs också information om terminstider två terminer framåt. Rekommendation att söka för hela läsåret om studenten ska läsa flera terminer.
  • Uppmaning att söka bostad så tidigt som möjligt och länk till webbsida för detta.

Övrigt 

  • Information om att Malmö högskola erbjuder stöd till studenter med varaktig funktionsnedsättning, att detta stöd bör sökas så snart som möjligt och länk till webbsida för detta.
  • Eventuella fakultets- eller utbildningsspecifika behov.
    Det kan till exempel vara en vädjan till studenten att meddela Malmö högskola ifall hen inte vill ha sin plats på utbildningen, så att vi kan kalla en reserv i god tid.
  • Länk till mah.se/nystudent och information om att vi där har samlat mycket information inför terminsstarten, t ex information om schema och kursplan med kurslitteratur
  • Kontaktuppgifter om studenten har frågor

Nedan finns färdiga mallar som kan användas. Vid mallen står beskrivet vilken typ av utbildning/målgrupp den avser. Mallarna täcker in punkterna ovan, men behöver kompletteras med utbildningsspecifika uppgifter kring till exempel tid och plats för upprop/introduktionsmöte (alternativt information om utbildningsstart för distansutbildning), kurslitteratur och en avsändare. Om utbildningen inte tillämpar webbregistrering behöver också avsnittet om registrering ändras. Mallarna för DISTANS är utformade utifrån utbildning som sker helt på distans och behöver anpassas om utbildningen sker delvis på distans. 

Nedanstående utskick hanteras av fakultetskanslierna:

Mall för välkomstmejl 2, svenska kurser och program -CAMPUS  

Mall för välkomstmejl 2, svenska kurser och program -DISTANS 

Template for welcome mail 2, engelska kurser -CAMPUS

Template for welcome mail 2, engelska kurser -DISTANS

Template for welcome mail 2, engelska program (vissa delar behöver formuleras om för engelska program på distans)

Observera att International Office, utöver utskicket från fakultetskansliet, gör kompletterande utskick efter urval 2 till studenterna på de engelskspråkiga programmen. Det ena är ett välkomstmejl med rektor som avsändare (till de som antagits i nationella omgången) och det andra är ett separat utskick till de studenter som är antagna med villkor (både till de som antagits i nationella samt internationella omgången).

Vad gäller utbytesstudenterna, hanteras utskicken av International Office samt de internationella koordinatorerna på fakulteterna. 

Välkomstmejl 3 - att skickas den dag webbregistreringen öppnar

Om utbildningen inte tillämpar webbregistrering behövs inte detta utskick.

Följande ska finnas med i det välkomstmejl som, samma dag som webbregistreringen öppnar, skickas ut till studenter som har tackat ja i urval 1 och därmed kvarstår som antagna och till nya studenter som har antagits i urval 2 (nationella och internationella antagningsomgången) till ett utbildningsprogram eller en fristående kurs:

  • Välkomnande ton i språket och formuleringarna
  • Information om att webbregistreringen nu är öppen, en länk till webbregistreringen samt information om sista dag för webbregistrering
  • Information om att studenten, innan webbregistrering, behöver hämta sin Mah-datoridentitet och länk till webbsida för detta
  • Information om vad den som är antagen med villkor behöver göra innan webbregistrering respektive utbildningsstart kan ske
  • Uppgift om tid och plats för uppropet/introduktionsmötet, alternativt en länk till webbsida där denna information kan sökas fram. Platsen ska inkludera en gatuadress som är sökbar på Google maps. Om kursen är en distansutbildning behövs motsvarande information om utbildningsstart.
  • Information om vad studenten ska göra om hen inte kan närvara vid uppropet/introduktionsmötet
  • Länk till mah.se/nystudent och information om att vi där har samlat mycket information inför terminsstarten
  • Eventuella fakultets- eller utbildningsspecifika behov.
    Det kan t ex vara en vädjan till studenten att meddela Malmö högskola ifall hen inte vill ha sin plats på utbildningen, så att vi kan kalla en reserv i god tid.

Nedan finns färdiga mallar som kan användas. Vid mallen står beskrivet vilken typ av utbildning/målgrupp den avser. Mallarna täcker in punkterna ovan, men behöver kompletteras med utbildningsspecifika uppgifter kring till exempel sista dag för webbregistering, tid och plats för upprop/introduktionsmöte (alternativt information om utbildningsstart för distansutbildning) och en avsändare. Mallarna för DISTANS är utformade utifrån utbildning som sker helt på distans och behöver anpassas om utbildningen sker delvis på distans.

Nedanstående utskick hanteras av fakultetskanslierna:

Mall för välkomstmejl 3, svenska kurser och program -CAMPUS 

Mall för välkomstmejl 3, svenska kurser och program -DISTANS 

Template for welcome mail 3, engelska kurser och program -CAMPUS

Template for welcome mail 3, engelska kurser och program -DISTANS