Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Beställa resa och boende

Om du ska övernatta på hotell eller resa med tåg, flyg eller färja ska du boka din resa genom XLNT, den resebyrå som högskolan har avtal med. Medarbetare som gör egna utlägg för hotellvistelser eller resor med tåg eller flyg som hade kunnat bokas genom XLNT kommer enbart få ersättning i undantagsfall. I samband med beställning kan resebyrån även boka anslutningstaxi eller flygbuss. Därför ska du boka genom vår avtalade resebyrå

Så skapar du en reseprofil

Alla medarbetare kan själva beställa resa och de flesta har fått reseprofil skapad automatiskt. Du kan se om du har reseprofil genom att testa att logga in i självbetjäningen. Om du saknar en reseprofil, kontakta din resegranskare.

Din reseprofil kan behöva kompletteras med mobilnummer och fakturareferens (till exempel 10NNNN, kontakta ekonomistöd om du inte vet din referens.) I profilen kallas fakturareferens för kostnadsställe. Om det är tomt i fältet för fakturareferens måste du uppdatera den innan du kan boka resor.

Om ditt namn är fel i reseprofilen kan du få det ändrat genom att kontakta XLNT eller din resegranskare. Namnet måste även ändras i Primula.

Så beställer du resan

Resebeställning görs i första hand via XLNT:s självbokningssystem, eftersom arvodet då blir lägre. Arvodet är den ersättning högskolan betalar till resebyrån för utförandet av resebeställning. Priset du får vid beställning är exklusive arvode. Här hittar du prislistan

Om du ska boka åt en kollega så går det bra att göra när du ringer eller skickar e-post till XLNT.

Behöver du boka åt en gästforskare eller annan icke-anställd så går det bra att göra via telefon och e-post. Att observera är att bekräftelse endast skickas till mah-adresser av säkerhetsskäl. Viss personal som utför resebeställningar som del i sin arbetsroll har även behörighet att boka åt icke-anställda i självbokningssystemet.

Du får alternativ och bekräftar direkt via telefon eller i självbokningssystemet. Sedan skickar XLNT en bekräftelse på e-post med vad som är bokat.

Självbetjäning

Här loggar du in till självbetjäningen i XLNT Online (Cytric)

Första gången du loggar in, klicka på ”Glömt lösenord/Forgot your password”. Kontakta XLNT:s personliga service om du inte får ditt lösenord skickat till dig.

Ditt användarnamn är din e-postadress och du måste även fylla i ditt för- och efternamn. 

Om ditt namn innehåller Å, Ä eller Ö kan det vara skrivet med internationell stavning, Å=AA  Ä=AE Ö=OE. Om du har bindestreck i ditt namn kan du behöva prova att skriva både med och utan det, exempelvis: Inga-Lill eller Inga Lill. Har du flera förnamn kan du behöva prova att skriva samtliga eller bara ditt tilltalsnamn. Kontakta XLNT:s personliga service om du behöver hjälp.

Om ditt lösenord är spärrat kan du få ett nytt genom att klicka på Har du glömt ditt lösenord? eller kontakta XLNT via telefon eller chatt. Lösenord måste ändras efter 90 dagar.

Personlig service

Du kan också beställa på telefon till 040-632 00 31 eller skicka e-post till mah@xlnttravel.se.

XLNT besvarar er beställning via e-post inom fyra timmar under kontorstid. Du har sedan 24 timmar på dig att kontrollera bekräftelsen och begära ändring av felaktigheter.

Av- eller ombokning

Av- eller ombokningar av resor görs genom XLNT:s personliga service och är beroende av vilken typ av biljett du har köpt.

Fakturering

Faktureringen sker via Diners 2-4 veckor efter beställning. Mer information om fakturahantering och konteringen hittar du här

Alla medarbetare kan själva beställa resa och de flesta har fått reseprofil skapad automatiskt. Du kan se om du har reseprofil genom att testa att logga in i självbetjäningen.Alla medarbetare kan själva beställa resa och de flesta har fått reseprofil skapad automatiskt. Du kan se om du har reseprofil genom att testa att logga in i självbetjäningen.