Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Offentlighet och sekretess

Handling, allmän handling, offentlig handling och sekretessbelagd handling. Vad är det?

En handling är någonting som innehåller information av något slag. Detta någonting kan vara ett papper, en hårddisk, ett videoband, en ljudupptagning etc. Vanligen är det innehållet i ett brev, protokoll, beslut som är informationen. Men även innehållet i forskningsrapporter, enkäter, examensarbeten tillhör denna kategori

En handling kan vara allmän eller inte allmän. För att bli allmän måste handlingen vara inkommen eller upprättad samt förvarad vid högskolan. E-post liksom annan post blir allmän då den skickas ut från eller kommer in till högskolan. Information som läggs på ”webben” av högskolan blir likaså den allmän handling. Vidare är alla datorregister som läggs upp av högskolan allmän handling. Man kan kort och förenklat säga att allt som publiceras, sänds ut, mottas eller läggs upp i elektronisk form, pappersform eller annan form är allmän handling. Förutsatt att vi som arbetar vid högskolan har tillgång till informationen i vår tjänst och att högskolan fått dessa handlingar eller upprättat dessa handlingar på grund av den verksamhet som bedrivs vid högskolan.

En minnesanteckning som inte har skickats ut från högskolan eller som inte arkiverats är inte en allmän handling trots att den kan anses upprättad. Med minnesanteckning menas promemoria eller annat material som har skapats hos högskolan enbart för att föredra eller bereda ett ärende. Tillför minnesanteckningen ärendet sakuppgift är den dock allmän handling. Utkast, koncept och andra förstadier till definitivt utformade handlingar som beslut, skrivelser, rapporter och dylikt är inte allmänna handlingar om de inte skickats ut härifrån eller arkiveras här.

Allmänna handlingar är i sin tur antingen offentliga eller sekretessbelagda, d v s hemliga. Endast uppgifter i handlingar som anges i Offentlighets- och sekretesslagen kan vara hemliga.

Syftet med sekretessen är exempelvis att skydda uppgifter om enskilda människor i ärenden som rör deras personliga eller ekonomiska förhållanden. Uppgifter om högskolans förhållanden vid slutande av avtal, vid förhandlingar m.m. kan även hemlighållas. Inget annat än sekretesslagen kan, i princip, ligga till grund för hemlighållande. Du kan endast lova sekretess om det finns nämnt i denna lag.

Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har alla rätt att läsa/se/höra/kopiera, få kopia eller få utskrift av dem (i vissa fall har högskolan dock rätt till en avgift.) Vid begäran om utlämnande skall man därför omedelbart lämna ut handlingarna. Man får inte fråga den som begärt det, om hans/hennes namn. syfte m.m.

En särskild lag, Offentlighets- och sekretesslagen, anger som sagt vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att högskolan, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Om högskolan, dvs. du som är forskare/lärare/ tjänsteman, vill hemlighålla uppgifter i allmän handling som någon begär att få ut är det alltså Offentlighets- och sekretesslagen som gäller. Det är mycket procedurer m.m. kring en sådan vägran att lämna ut. Därför skall alltid högskolans jurist, arkivarie eller registrator kontaktas och överta handläggningen av dessa ärenden. Detta gäller också om Du inte vill lämna ut sådant som Du anser är arbetsmaterial eller om handlingen som begärs utlämnad inte finns vid högskolan.

De allmänna handlingarna skall i princip registreras (se avsnittet om diariefrågor). De allmänna handlingarna utgör också högskolans arkiv och får inte kastas utan att det finns beslut om detta fattat av regeringen, riksdagen eller riksarkivet.

Lagtexter:

Offentlighets- och sekretsslagen