Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Avtal

Inledning 
Malmö högskola ingår en mängd avtal med externa parter i den verksamhet som bedrivs, vilket ger upphov till frågor av främst juridisk och ekonomisk karaktär. Detta dokument ger en övergripande beskrivning av vad man ska tänka på vid avtalsskrivande vid Malmö högskola. Syftet är att underlätta för alla medarbetare som kommer i kontakt med detta i sitt arbete.  

Följande bör särskilt beaktas vid avtalstecknande 
Malmö högskola utgör en del av den juridiska personen staten. Motparten i avtalet måste vara antingen en fysisk eller juridisk person. Om motparten är en annan statlig myndighet föreligger inget avtal i rättslig mening, staten är i sin helhet en juridisk person, utan en skriftlig överenskommelse tecknas.

Alla avtal och överenskommelser där Malmö högskola är part ska regleras skriftligen.

Rektor är högskolans firmatecknare och därmed den som tecknar avtal i högskolans namn. Rektor kan delegera rätten att teckna avtal, vilket framgår av rektors delegation.

I dekanus uppgifter ingår att inom ramen för fakultetens ekonomiska resurser ingå avtal för fakultetens (och dess institutioners) räkning med de begränsningar som framgår av rektors delegation. 

Förberedelser 
Det är bra att utse en person som ska vara ansvarig för hanteringen fram tills dess att avtalet är påskrivet och att göra en tidsplan som lämnar utrymme för justeringar allt eftersom avtalet arbetas fram.

Ta kontakt med berörda personer, dels den som ska underteckna avtalet i slutändan och dels de som är inblandade i upprättandet av avtalet, så att alla är förberedda och kan avsätta tid.

Det är också viktigt att frågan om upphandling behöver göras eller inte ställs i början av processen.

Genomförande

Checklista för avtalsskrivande 
Generellt:

Avtalsparter och firmatecknare ska anges tydligt i avtalet. Ange parternas organisationsnummer och adress (Malmö högskola har organisationsnummer 202100-4920). Kontrollera särskilt att avtalet tecknas av behörig firmatecknare. Ange tydligt vilken institution inom Malmö högskola det gäller och vem som är kontaktperson hos respektive part.

Om avtalsförslaget upprättats av motparten bör det kontrolleras att samtliga villkor och bilagor som det eventuellt hänvisas till i avtalet finns bilagda.

Avtalet bör innehålla en kort bakgrundsbeskrivning, innehållande bland annat syfte och målsättning med avtalet.

Parternas relation till varandra, respektive åtaganden och ansvarsfördelning ska framgå tydligt och lättillgängligt.

Reglering av de ekonomiska villkoren ska anges tydligt. Kontrollera särskilt om budgeten är verifierad, att det finns en betalningsrutin angiven och om det finns någon ekonomisk risk. Överenskomna belopp anges exklusive moms.

Avtalets giltighetstid, dvs. när avtalet träder i kraft liksom när och hur det avslutas, samt uppsägningstid ska tydligt framgå, liksom hur parterna ska agera vid eventuellt avtalsbrott och förtida upphörande. Automatisk förlängning av avtal är i normalfallet inte att rekommendera. Samarbetet/projektet bör utvärderas innan avtalet förlängs.

Sekretessklausul ska vara acceptabel. Eftersom universitetet är en statlig myndighet måste reglerna om allmänna handlingars offentlighet följas. Eventuell sekretess måste därför ha lagstöd i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Under inga omständigheter kan universitetet åläggas en skyldighet att hemlighålla information som universitetet enligt lag måste avslöja.

Högskolan är skyldigt att arkivera sina allmänna handlingar, vilket innebär att dessa inte kan skickas tillbaka eller förstöras om motparten önskar avtala om det.

Avtalet ska innehålla acceptabla villkor för skadestånd varvid ett beloppstak för parternas skadeståndsskyldighet bör anges. Högskolan ska inte acceptera ekonomiskt ansvar för indirekt skada. Vite bör inte heller accepteras.

Avtalet bör innehålla en klausul om force majeure, vilket innebär en oförutsedd, extraordinär händelse såsom krig, naturkatastrof, importförbud och liknande som omöjliggör fullgörandet av ingångna avtal.

Eventuella avtalsändringar ska vara skriftliga och godkännas av samtliga avtalsparter.

Hur en eventuell tvist ska avgöras ska tydligt framgå. I avtal med svenska parter är alternativen två; svensk domstol eller skiljeförfarande. Skillnaderna mellan dessa två är flera, vilket förfarande som är lämpligast beror på omständigheterna. Ett domstolsförfarande är offentligt och medför en möjlighet att överklaga domen så att tvisten avgörs i två instanser. Detta innebär dock att processen kan bli utdragen. Skiljeförfaranden avgörs endast i en instans där parterna själva utser skiljenämndens sammansättning, avgör vilket lands lag som ska tillämpas samt var förfarandet ska äga rum. Skiljedomen är inte offentlig men verkställbar även utomlands. Nackdelen med ett skiljeförfarande är att det vanligtvis blir betydligt mer kostsamt än ett domstolsförfarande då parterna svarar för samtliga uppkomna kostnader. Vid avtal som rör stora belopp och sträcker sig över lång tid kan skiljeförfarande vara motiverat, liksom i internationella sammanhang. I avtalsförhandlingar med internationella motparter kan det vara svårt att enas om tvistelösning i Sverige. Alternativa lösningar kan då bli aktuella, men en riskbedömning måste göras i varje enskilt fall. Om motparten är en annan svensk myndighet måste tvisten dock lösas genom förhandling, företrädesvis på ledningsnivå och i sista hand av regeringen, eftersom alla statliga myndigheter utgör en och samma juridiska person. Vid internationella avtal ska som huvudregel svensk lag tillämpas vid tvistlösning.  

Främst för forskningsavtal:

Avtalsområdets organisation bör anges, projektansvarig, styrformer, rapportering och utvärdering osv.

Hur eventuella uppdrag är finansierade ska tydligt framgå, dvs såväl finansiering av direkta som indirekta kostnader ska anges.

Ägande- och nyttjanderätt till resultat ska tydligt regleras. Som huvudregel gäller att Malmö högskola inte äger resultatet av den forskning som bedrivs vid högskolan utan resultatet tillhör högskolans anställda forskare. Ägande- och nyttjanderätt kan dock överlåtas genom avtal. Vid uppdragsavtal är villkoret ofta att resultatet ska tillkomma uppdragsgivaren, detta måste dock alltid medges av högskolans forskare genom skriftligt avtal. Vid bidragsavtal tillfaller som regel resultatet forskarna själva.

En klausul beträffande publicering ska vara acceptabel. Tiden för motparten att granska forskningsresultat, eller utnyttja option för patentansökan, innan resultat får publiceras bör uppgå till max 90 dagar. Malmö högskola bör alltid omnämnas som part i samband med publicering av resultat.  

Avtalsgranskning

Institutionen 
Då flera institutioner tillsammans ska ingå avtal med en extern part ska de innehållsmässiga delarna av avtalet kontrolleras vid samtliga deltagande institutioner. En av dessa ska utses som huvudansvarig för att avtalet kontrolleras och säkras.

Fakultetskansliet 
Fakultetskanslierna utgör första instans vid granskning och rådgivning i samband med avtalsarbete inom fakulteterna. Beträffande frågor av främst ekonomisk eller juridisk karaktär kan fakultetskanslierna sedan vända sig till Ekonomiavdelningen respektive Högskoleledningens kansli för råd och stöd.

Högskoleledningens kansli 
Avtalshanteringen vid Högskoleledningens kansli består främst av att på förfrågan granska avtal samt ge råd i samband med avtalsskrivande. God framförhållning rekommenderas i samtliga kontakter i samband med avtalsarbete. Kansliet kan också tillhandahålla mallar till avtalsskrivande.

Avtalsgranskningen innebär en genomläsning och analys av avtalets innehåll, med fokus på de rättsliga aspekterna. Bedömningen kan bli att åtgärder behöver vidtas innan ett undertecknande kan ske, t.ex. att villkor behöver ändras eller utgå, vilket kan leda till en förhandlingssituation med motparten. Kontakten med motparten sköts i första hand av institutionen/enheten.

Utbildning- och Forskningsstöd 
EU-handläggare för forskning granskar avtal inom ramen för EU:s ramforskningsprogram, andra europeiska forskningsprogram samt avtal avseende projekt med amerikanska forskningsfinansiärer.

Internationella sekretariatet 
Internationella sekretariatet granskar avtal inom ramen för EU:s utbildningsprogram.

Avslutande åtgärder 
När avtalet är klart för undertecknande ska det diarieföras. När avtalet väl är undertecknat ska det delges berörda personer. Ett original skickas alltid till registrator för arkivering.

Det är av stor vikt att avtalet är undertecknat av samtliga parter innan det arbete avtalet omfattar påbörjas. Samtliga avtalsparter ska behålla ett undertecknat original.