Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Utresande utbytesstudenter

1. Kontakt med värduniversitetet

Nordplus, Erasmus+ & Linneaus-Palme
Vid dessa utbytesprogram ansvarar fakultet/institution för kontakt med koordinatorn vid värduniversitetet och kommer överens om strukturen för utbytet, dvs bland annat vilka ansökningshandlingar som skall användas, hur många platser det gäller, när ansökningarna skall vara universitetet (och vem) tillhanda etc. Koordinatorn på fakultet/institution ansvarar för att ansökningarna och annan önskad information skickas i god tid till värduniversitetet.

Bilaterala avtal - Australien, Nordamerika & Asien
Om avtalet är högskoleövergripande, dvs utnyttjas av flera fakulteter/institutioner, samordnas utbytet av International Office för att fastställa lämplig handläggning och antal platser att utlysa. För kontaktpersoner för de olika världsdelarna kontakta International Office

2. Information & utlysning av platser

Fakulteter/institutioner ansvarar för att informera sina studenter om vilka möjligheter som finns för att studera utomlands inom ett utbytesavtal, samt utlysa utbytesplatserna. Utbytesplatser genom bilaterala avtalen (Australien, Nordamerika och Asien) fördelas till de olika fakulteterna/institutionerna av International Office innan utlysningen.

Använda gärna den generiska utlysningsmallen och ändra den eventuellt efter fakultets/institutions önskemål innan den används, glöm inte att diarieföra den, detsamma gäller för ansökningarna. Tänk på att de sökande inte kommer att ha möjlighet att överklaga nomineringsbeslutet. Därför är det viktigt att det av utlysningen tydligt framgår urvalsprocess. Det är också viktigt att en engelska version av ledigkungörelsen upprättas så att free-mover studenter också har möjlighet att söka.

Utlysningen publiceras på fakultet/institutions studera-utomlands hemsida och International Office ansvarar för att länka till utlysningen från de centrala websidorna.

Höstterminen utlyses platser för studier i Norden (Nordplus) och Europa (Erasmus+) under nästkommande vårtermin samt för studier i Australien, Asien och Nord- och Sydamerika under nästkommande läsår (både hösten och våren). Utlysningen sker vid fakulteter/institutioner senast 15 september och ansökningsdeadline är 15 oktober.

Vårterminen utlyses platser för studier i Norden (Nordplus) och Europa (Erasmus+) samt restplatser för studier i Australien, Asien och Nord- och Sydamerika (dvs de platser som fortfarande är vakanta efter höstens stora utlysning). Dessa platser gäller dock endast för vårterminen. Utlysningen sker vid fakulteter/institutioner senast 15 februari och ansökningsdeadline är 15 mars.

Anvisningar inför studenternas ansökan om utbytesstudier finns här

3. Handläggning av ansökan

Ansökningarna lämnas in till fakultet/institution, de ska diarieföras och fakultet/institution ser till att studentens ansökan importeras in i moveondatabasen.

Beslut om nominering och rangordning av sökande

Fakultet/institution ansvarar för att rangordna de sökande och fatta beslut om nomineringar, se mallar nedan. En nyckel att använda vid bedömningen av studenterna kan vara: 

Kriterier Viktning Poäng 1-10 Resultat
Akademiska meriter 25% 7 1,75
Personlig motivering 25% 5 1,25
Språkkunskaper 20% 9 1,8
Möjligheter till tillgodoräknande 30% 9 2,7
Total 100%   7,5


Kriterier och viktning bestäms av fakultet/institution och skall vara desamma för alla studenter som sökt. Poängbedömning görs sedan för varje student. Resultatet framräknas genom att viktningsprocent multipliceras med poängen för respektive kriterium. Dessa läggs samman till en totalsumma. Det bör även vara meriterande om studenten kan uppvisa engagemang i högskolans internationella arbete, ex. fadderverksamhet, studentrepresentant i Minternet etc.

4. Nomineringsbeslut

Ett sammanfattande beslut om de studenter som nominerats vid fakultet/institution skall sammanställas och anslås, se mall. Tänk på att det är värduniversitetet som ansvarar för den slutgiltiga antagningen. Uppdatera studenternas nomineringsstatus i moveondatabasen och lägg upp de nominerade studenterna på utbytet. Var noga med att uppdatera Moveon kontinuerligt!

Ladda ner:            

Nomineringsbeslut 

5. Personligt besked till studenten

Alla studenter som har sökt en utbytesplats skall få ett personligt brev som meddelar om de har nominerats till en plats/reservplats eller inte. De nominerade studenterna ska därefter skicka in ett svarsbrev som meddelar om studenten accepterar eller avsäger sig den erbjudna platsen. Studenten skall också intyga att han/hon uppfyller de krav som ställs på utbytesstudenter vid MAH. Detta intyg är jätteviktigt! Bryter studenten mot dessa krav finns det anledning att stoppa studenten från att åka.

Följande brev finns i Moveon:

Dokument i Moveon: Personligt brev NOMINERAD (också på engelska)
  Personligt brev RESERV
  Personligt brev AVSLAG
  Svarsblankett (både svenska och engelska)

6. Slutligt beslut om utbytet

När studenten tackat ja till platsen skall ett beslut upprättas i två exemplar att studenten är utsedd som utbytesstudent. Koordinatorn behåller det ena och studenten får det andra. Följande brev finns i Moveon:

Dokument i Moveon: BESLUT SV nominering
  BESLUT ENG nominering

7. Ansökan till värduniversitetet

För utbyte inom Erasmus+ och Nordplus sköts administrationen på fakultet/institutionsnivå. Nominerade studenter ska söka direkt till värduniversitetet och värduniversitetets ansökningshandlingar bör användas. Koordinatorn förmedlar kontakten med värduniversitetet och ansvarar för att hjälpa studenten med sin ansökan och översänder ansökningarna till värduniversitetet.

De bilaterala högskoleövergripande avtalen (Australien, Asien och Nordamerika) administreras av handläggarna vid International Office som också hjälper studenterna att fylla i ansökningar o.s.v.

8. Antagning vid värduniversitetet

Studenten skall få besked att han/hon blivit antagen till önskade kurser. Det är viktigt att bevaka att studenten verkligen fått "Letter of Acceptance" eller motsvarande, vilket är det egentliga beviset på att studenten verkligen har en plats.

9. Intyg om utbytesstudier

Ett intyg eller "To whom it may concern" kan också utfärdas. Studenten kommer kanske att i olika sammanhang behöva visa bevis på sin status som utbytesstudent.

Följande brev finns i Moveon:

Dokument i Moveon: To whom                       

10. Learning Agreement för tillgodoräknande

Ett Learning Agreement ska upprättas tillsammans med studenten. Detta är högskolas och studentens överenskommelse om vilka kurser som ska tillgodoräknas vid hemkomst. Dokumentet ska skrivas under av studenten själv, koordinator på fakultet/institution samt koordinator vid värduniversitetet. Om studenten byter kurser under sin utbytestermin måste dessa godkännas av koordinatorerna och ändras på Learning Agreement. Studenten måste alltså hålla kontakt och diskutera ev. förändringar i kursval med koordinatorn vid Malmö högskola under hela utlandsvistelsen.

Learning Agreements

Notera!

Det finns två mallar av Learning Agreements: En för mobilitet inom Erasmus+ och en för övrig mobilitet. 

För att studenten skall beviljas fortsatt studiemedel/lån efter utbytesstudierna kräver CSN att utbytesstudierna rapporteras in i Ladok. Vid ev. frågor om vad och hur som skall rapporteras in i Ladok, kontakta Ladok-avdelningen vid Malmö högskola.

11a. Kick-off för utresande utbytesstudenter

International Office bjuder in alla studenter som nominerats för utbytesstudier till en så kallad Kick-off i april/maj och november/december månad. Därför är det viktigt att alla studenter som nominerats läggs upp korrekt i Moveondatabasen.

Studenterna får bland annat en generell checklista för utresande studenter (information om vad som är viktigt att tänka på att ordna före avresa, under utlandsvistelsen samt vid hemkomst), begäran om utbetalning av Erasmus+-stipendium, försäkringsinformation samt informationsmaterial om Malmö högskola. Uppmana gärna studenten att ställa upp på informationsträffar vid värduniversitetet för att på så vis intressera studenter att komma hit. 

11b. Försäkring

Alla utresande utbytesstudenter omfattas av Kammarkollegiets försäkring Student UT. International Office handlägger försäkringen. För att försäkringen ska gälla krävs det att studenten meddelar sin studieperiod till International Office som då utfärdar försäkringsintyg och försäkringskort till studenten. Mer information om försäkring för utresande utbytesstudenter finns hos Kammarkollegiet

12. Registrering av utlandsstudier i LADOK

Den utresande utbytesstudenten är fortfarande student vid Malmö högskola under sin utlandsvistelse, studenten skall alltså vara registrerad för utlandsstudier i LADOK. Detta är studentens eget ansvar men en kopia av ovanstående beslut (att studenten är utsedd som utbytesstudent) bör alltid skickas till den LADOKansvarige vid fakultet/institution för kännedom och bevakning. Malmö högskola - och i förlängningen respektive fakultet/institution - erhåller studentpeng för varje student som åker ut. Denna beräkning grundas på vad som är inrapporterat i LADOK. Notera dock att studentpeng erhålles endast för studenter som fullgjort 60 poäng vid Malmö högskola före avresa.

13. Stipendieutbetalning

För alla studenter som nominerade inom Erasmus+ och Nordplus utgår ett kontantstipendium. För Erasmus+ gäller att studenten fyller i avtalet, skriver under och sedan ska koordinatorn skriva under. Denna skickas sedan till Maria English på International Office, hämtställe 70.  Utbetalning av Nordplus-stipendium administreras av berörd fakultet/institution.

14. När studenten återvänder

När studenten återvänder skall han/hon fylla i en utvärdering om sin utbytestermin. 

Har du frågor? Kontakta gärna International Office