Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

7.7 Arkivering av redovisningsmaterial

Med räkenskapsmaterial för en enhet avses alla verifikationer samt underlag till dessa samt registreringslistor från LADOK. Räkenskapsmaterialet kan arkiveras i 3 år på respektive enhet. Ansvaret för att detta görs och att materialet förvaras på ett betryggande sätt ligger på respektive enhet. Notera att arkivhandlingarna ska förvaras så att de är skyddade mot förstörelse, skada, tillgrepp, brand och obehörig åtkomst. Om respektive enhet bedömer att de ej kan uppfylla detta krav måste handlingarna arkiveras direkt i områdesarkivet.

Senast år 4 ska räkenskapsmaterialet föras över till områdesarkiv där allt räkenskapsmaterial för hela området arkiveras.

Enheten ansvarar för att det som ska slutarkiveras år 4 är sorterat i arkivlådor samt märkt med etiketter enligt följande:

  • Enhet/avdelning
  • Typ av arkivhandling
  • Budgetår
  • Verifikationsnummer, (från - till)

Materialet ska vara paketerat, märkt och färdigt för slutarkivering senast den 1 april år 4.

Frågor kring arkivering ställs till arkivarie vid Gemensamt verksamhetsstöd.