Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

7.1 Redovisningens syfte och principer

Syftet med redovisningen är att ge underlag för beslutsfattande, såväl inom som utom högskolan. Redovisningen ska följa god redovisningssed enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, som återfinns i EA-handboken för statliga myndigheter.
Malmö högskola ska som statlig myndighet följa denna förordning samt regleringsbrev
och de föreskrifter ESV ger ut för statliga myndigheter.

Ett sammandrag av vad myndigheten bokfört i balans- och resultaträkningarna ska varje
månad, via inrapporteringssystemet Hermes, rapporteras in till ESV genom konvertering av utfallet till speciella S-koder.

Även avräkningen med Statsverket ska ske månadsvis. Utgifter och inkomster ska rapporteras under sina respektive beteckningar.

Högskolan lämnar också vid varje årsskifte uppgifter om tillgångar, skulder och myndighetskapital samt under perioden (bokföringsåret = kalenderår) uppkomna intäkter och kostnader.

Inom staten finns en enhetlig redovisningsmodell, den så kallade BAS-modellen, som även används i stor utsträckning inom det privata näringslivet.

För att så långt som möjligt kunna jämföra olika myndigheter följs ett antal redovisnings-principer. Dessa får frångås endast om det föreligger speciella skäl, och det ska i så fall anges i not i årsredovisningen. Där ska också framgå om och i så fall hur avvikelsen påverkar myndighetens kapital och eller resultat.

Vid jämförelse med tidigare år måste dessutom tidigare års belopp justeras så att man får en rättvisande jämförelse mellan åren.

7.1.1 Förordning om myndigheters bokföring

I denna förordning återfinns bestämmelser bland annat om myndigheters bokföring.
Myndigheter som lyder omedelbart under regeringen är bokföringsskyldiga enligt denna förordning. Följande står i förordningens 6 §:

”Bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Härvid ska de särskilda bestämmelser för statlig verksamhet som regeringen eller Ekonomistyrningsverket meddelar iakttas.”

Bokföringsskyldigheten enligt denna förordning innefattar att:

  • kronologiskt och systematiskt löpande bokföra inträffade ekonomiska händelser och i samband härmed se till att verifikationer finns till alla bokföringsposter
  • vid räkenskapsårets utgång avsluta bokföringen med årsbokslut
  • upprätthålla god intern kontroll, genomföra inventeringar i erforderlig utsträckning samt avstämma samtliga kassarörelser
  • löpande upprätta en beskrivning över tillämpat redovisningssystem
  • arkivlägga verifikationer, bokföringsböcker och annat räkenskapsmaterial.