Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

13.1 Projektkalkylering

Kalkyleringen ska bygga på principen om full kostnadstäckning, d v s att samtliga kostnader, både direkta och indirekta, ska täckas inom budgetramen. För att uppnå detta ska högskolan använda sig av den metod för redovisning av indirekta kostnader som beslutats av SUHF. Den kalkyl som upprättas i samband med ansökan om medel för projektet är att betrakta som en förkalkyl.

Med direkta kostnader avses normalt sådana kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt projekt, t ex lönekostnader för forskare i projektet, material som köps för projektet och kostnader för de lokaler som används av projektet.

Direkta lönekostnader
I lönekostnaden ingår lön inkl. sociala avgifter. Det är lämpligt att även låta kostnader för kompetensutveckling ingå. Den ska också inbegripa semesterersättning och beräknade löneökningar. Posten ska också innehålla kostnader för administrativ och teknisk personal som är direkt knutna till projektet.

Direkta lokalkostnader
De direkta lokalkostnaderna definieras som kostnaden för de lokaler som används av projektet i form av kontorsrum, lab etc. Projektets lokalkostnad tas fram genom att multiplicera använd yta (kvm) med det fastställda genomsnittliga kvadratmeterpriset. I vissa fall måste man också ta hänsyn till hur lång tid projektet pågår.

Direkta driftskostnader
I de direkta driftskostnaderna ska även inräknas kostnader som kopiering, telefon, porto, elektronisk post etc, även om dessa av förenklingsskäl fördelas schablonmässigt över området/kostnadsstället.

Utrustning
Under utrustning räknas normalt hela den utgift som behövs för att ta utrustningen i drift,
d v s transport- och installationsutgift, utgifter för testkörning mm.

Indirekta kostnader
Indirekta kostnader avser kostnader för högskolans stödfunktioner. Det finns tre nivåer av stödfunktioner på Malmö högskola, högskolegemensamma, fakultetsgemensamma och enhets-/institutionsgemensamma stödfunktioner. Kostnaden för dessa fördelas ner på områdenas kostnadsbärare, som är den lägsta nivå på vilken ekonomisk uppföljning sker. I regel är varje forskningsprojekt eller uppdrag lika med en kostnadsbärare. Som fördelningsbas för de indirekta kostnaderna används direkt lön, vilket definieras som lön inklusive sociala avgifter (kontogrupperna 40, 45 och 46). De indirekta kostnaderna delas på följande funktioner:

  • Ledning
  • Utbildnings- och forskningsadministration
  • Ekonomi- och personaladministration
  • Infrastruktur och service
  • Bibliotek
  • Nivåspecifikt (övrigt)

Denna uppdelning av indirekta kostnader görs på alla de tre nivåerna för stödfunktioner.

I kalkylen till ansökan ska de indirekta kostnaderna redovisas totalt till finansiären. Finansiären avgör om specificering av delposterna krävs.

Den påläggsprocent som ska  användas i forskningsansökningar ska avrundas uppåt till närmaste fem- eller heltal, t ex 35% eller 40%. Detta för att skapa en marginal för eventuell förändring i påläggsprocenten för forskning om sträcker sig över flera år.

Bidrag till utrustning
Denna typ av bidrag blir definitionsmässigt befriad från indirekta kostnader eftersom dessa tas ut med direkt lön som fördelningsbas. Detsamma gäller:

  • Bidrag där det av gåvobrev framgår att medlen skall användas till resor.
  • Bidrag där det av gåvobrev framgår att medlen skall användas till stipendier.

I den nedan visade uppställningen av en projektkalkyl enligt SUHF:s modell för indirekta kostnader, framgår hur kalkylens huvudsida ska se ut. Projektkalkylen ska även ha ett antal bilagor. Fullständig projektkalkyl finns i blankett Fullkostnadskalkyl.

Kalkylen är uppställd så att den visar samtliga direkta kostnader samt de indirekta kostnaderna som en klumpsumma. De indirekta kostnaderna är specificerade i bilaga till kalkylen och kan vid behov redovisas separat till finansiären.

Interna lokalkostnader
Lokalkostnadspåslaget kan kalkyleras som ett procentpåslag på direkt lön, alternativt som ett fast belopp per år och heltidstjänst, en schablon.

Lokalkostnadspåslag som procentpåslag på direkt lön

Beräkningen av kostnaden för verksamhetslokaler sker genom att budgeterade direkta verksamhetslokaler årligen ställs i relation till direkta lönekostnader inom forskning på respektive organisatorisk enhet.

 Lokalkostnadspåslag i form av schablon

Aktuellt kvadratmeterpris multipliceras med schablonyta, som kan antas utnyttjas av en heltidsforskare, t.ex. 3 000 kr x 15 kvm, alltså 45 000 kr per år och 100% tjänst.