Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

13. Projektekonomi

En stor del av verksamheten inom högskolan bedrivs i projektform. Med projekt menas en grupp av aktiviteter som behöver en sammanhållen redovisning och som dessutom uppfyller följande kriterier:

  • projekten har en bestämd arbetsuppgift och ett väl preciserat mål
  • uppgiften är tidsbegränsad och upphör därefter (eller övergår i nytt projekt)
  • projektet tilldelas en i förväg bestämd resursram som bör vara av en viss storlek
  • flera personer från olika avdelningar och/eller områden kan delta i ett projekt
  • ett projekt ska ledas av en särskilt utsedd huvudansvarig person

Medan den löpande driften i en organisatorisk enhet har sin budget fastställd årsvis har projektet en totalbudget som avser hela projektperioden. Projektredovisningen ska beskriva denna verksamhet i ekonomiska termer. Det är också möjligt att vid behov ytterligare bryta ned projektredovisningen i flera delar.

Till grund för externfinansierade projekt ska alltid finnas ett avtal eller ett gåvobrev där projektets budgetram framgår före projektstart. Avtalen ska alltid vara diarieförda, och de ligger till grund för värdering och förlustriskbedömning (se nedan, 11.2). I de fall då inte generella avtal eller gåvobrev används ska avtalen granskas av högskolans jurist innan de skrivs under.

Externfinansierade projekt kan delas upp som uppdragsfinansierade/avgiftsfinansierade- eller bidragsfinansierade projekt. Äganderätten till resultatet och hur resultatet kan användas skiljer sig mellan bidrag och uppdrag.

Bidragsfinansierade projekt
Med bidrag avses gåvo-, donations- och bidragsmedel som ges utan krav på motprestation. Att givaren anger att bidraget ska användas till forskning inom ett specificerat område, räknas inte som ett krav på motprestation, inte heller att givaren önskar rapporter över bidragets användande.

Avgiftsfinansierade projekt
Uppdrag utförs när resultatet tillfaller uppdragsgivaren eller att denne kräver fördröjning av publicering ar resultatet för att själv tillgodogöra sig fördelar av resultatet. Det är också att betrakta som uppdrag om arbetet sker under sekretess med stöd av sekretesslagen.

Det är viktigt att det klart framgår av gällande avtal vilken typ av verksamhet det rör eftersom klassificeringen kan få ekonomiska och skattemässiga konsekvenser. Bidragsfinansierad- respektive avgiftsfinansierad verksamhet följs upp följs upp av ESV (Ekonomistyrningsverket) SCB och HSV (Högskoleverket) speciellt varje år. Materialet återanvänds ofta till utredningar och jämförelser mellan lärosäten.

Till hjälp för ekonomisk administration av projekt har vi systemet PerVju. Projekten ska vara uppdaterade löpande i PerVju. Ansvarig för drift är Tobias Edberg.