Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

11.7 Betalkort

Att använda betalkort innebär att man betalar med ett kort. Därefter fakturerar kortföretaget köparen. Fakturering kan vara individuell, dvs personen som innehar kortet är betalningsansvarig, eller central, dvs högskolan är betalningsansvarig.

11.7.1 Kort med individuell fakturering

Genom högskolan kan man få ett Eurocard (med årsavgiften betald).
Individuell fakturering innebär att köparen är personligt betalningsansvarig. Fakturan kommer till köparens bostadsadress och regleras av köparen. I de fall inköp gjorts för högskolans räkning måste den anställde lämna originalkvitto och uppgift om vara och pris. Man behöver alltså inte vänta tills fakturan från kortföretaget förfallit, utan kan lämna kvitto direkt efter inköpet och få ersättning för utlägget på sedvanligt sätt. I de fall då man använt kortet till en förskottsbetalning (vanligt vid konferensdeltagande) måste kopia på beställningen samt originalfaktura från kortföretaget lämnas för att ersättning ska utgå.

Det finns en ansökningsblankett på mah.se.

11.7.2 Kort med fakturering till högskolan

Dessa kort är främst avsedda att underlätta utrikesbetalningar, t ex konferensavgifter och direktimport av utländsk litteratur. Högskolan är mycket restriktiv med denna typ av kort.

Riktlinjen är att det får finnas ett kort per område.

Här gäller också Eurocard som man kan få genom högskolan. Kortet får naturligtvis endast användas för inköp för högskolans räkning och ska stå under ansvarig persons omedelbara tillsyn eller förvaras i låst utrymme.

Ansökan om kort med fakturering till högskolan ska signeras av områdeschef/motsvarande. Beslut om tilldelning av kort tas av rektor.

Faktura på gjorda inköp ska vara ställd till högskolan/området, och betalas direkt till kortföretaget. Fakturan utgör godkänt bokföringsunderlag endast tillsammans med samtliga kvitton och beställningar, och får därför inte ensam ligga till grund för betalning.

Den som givits ansvar för betalkort med fakturering direkt till högskolan är redovisningsskyldig för de transaktioner som görs med kortet. Det innebär att vederbörande kan bli personligen betalningsskyldig för transaktioner som görs i strid med gällande regler, som inte avser högskolans verksamhet, i de fall de bokföringsunderlag som krävs saknas eller på annat sätt kommit i orätta händer.

Ansökan om betalkort förmedlas av ekonomifunktionen. Ifylld ansökan skickas åter till ekonomifunktionen som förmedlar ansökan till kortföretaget.