Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

11.2 Leverantörsfakturor

En extern faktura måste vara utställd till Malmö högskola på adressen:

Malmö högskola
Box 50500
202 50 MALMÖ

Fakturor utställda till annan, exempelvis då ett personnamn står först i adressen, får inte betalas av Malmö högskola.

Fakturorna skickas för inskanning och hanteras i vårt e-handelssystem Proceedo vilket är levererat av Visma Commerce AB. Fakturorna blir ankomstregistrerade och går därefter vidare ut till beställaren för sakgranskning och kontering. Därefter skickas de för attest.

För sakgranskaren är det viktigt att kolla att plusgirot/bankgirot/bankkontot är det rätta och
att momsbelopp och totalbelopp är korrekta.

Om något av ovanstående är fel skickas fakturan till utredning.

Vidare koll att F-skattesedel finns och givetvis att den beställda varan/tjänsten är rätt (kvantitet och pris), om inte kontakta leverantören.

Efter attest skickas fakturan till betalning och det ombesörjs centralt att den blir betald på förfallodagen.

Malmö högskola tar också emot elektroniska fakturor vilket innebär att leverantören skickar en datafil som sedan läses in i Proceedo. För att vi skall kunna ta emot elektroniska fakturor måste dessa skickas i ett speciellt filformat Svefaktura. Det skall finnas en överenskommelse mellan oss och leverantören om att de skickar fakturor elektroniskt. All inomstatlig fakturering sker elektroniskt.

11.2.4 Betalningsvillkor

Som betalningsvillkor används 30 dagar netto. Undantag är hyresfakturor som enligt avtal betalas på den förfallodag som finns angiven på fakturan. I de fall då leverantören medger längre kredittid än 30 dagar (kan framförallt förekomma på vissa utländska fakturor), ska denna längre kredittid naturligtvis användas.
Fakturaavgift ska ej betalas.

11.2.5 Felaktig faktura

Är fakturan felaktig ska man begära en kreditnota. Om fakturan inte ankomstregistrerats kan den direkt skickas tillbaka till leverantören med begäran om en korrekt faktura utan att man behöver begära kreditnota. I de fall fakturan ankomstregistrerats och ingen kreditnota tas emot ska fakturan makuleras. I annat fall ska både debetfaktura och kreditnota registreras, båda med samma förfallodatum.

11.2.6 Leverantörsfakturor avseende tjänster

Vid mottagande av fakturor som avser tjänster ska preliminär skatt och sociala avgifter hanteras enligt följande. Högskolan kan bli betalningsskyldig till obetalda avgifter och skatter retroaktivt om vi betalat felaktigt. För att högskolan inte ska behöva betala preliminärskatt och sociala avgifter krävs att leverantören/uppdragstagaren visar eller skriftligen åberopar F-skattesedel. Kontrollera därför alltid att det på fakturan står angivet att F-skattesedel finns. Använder en person sin F-skattesedel när det uppenbart är fråga om en anställning ska ekonomifunktionen kontaktas.

När en leverantör har F-skattesedel ska högskolan inte betala preliminärskatt eller sociala avgifter. Fakturan hanteras då som vanligt i Raindance. Leverantören betalar själv sociala avgifter.

I de fall leverantören inte har F-skattesedel ska ersättning betalas ut genom lönehandläggaren via en arvodesräkning där både preliminärskatt och sociala avgifter dras av. Preliminärskatt ska innehållas av högskolan med 30%, om inget annat angivits.