Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

11.11 Representation

11.11.1 Allmänt om representation

Representation ingår som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden, t.ex. andra lärosäten, enskilda forskare, företag eller liknande. All representation ska utövas återhållsamt och den ska alltid ha ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Detta gäller både tidpunkten och platsen för representationen samt deltagande personer.

Skatteverket skiljer på extern och intern representation. Vid all representation ska uppgift om syfte, deltagare, datum och plats dokumenteras.

Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda, utveckla eller underhålla förbindelser som är av betydelse för högskolans verksamhet eller som ett led i högskolans marknadsföring och PR-verksamhet.

Intern representation riktar sig inåt mot högskolans personal och har mera karaktär av personal-främjande åtgärder, t.ex. personalfester eller informationsmöten.

Vid representation där det förekommer alkohol ska denna alltid präglas av måttlighet. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.

Representation på områdes- och enhetsnivå beslutas av berörd kostnadsställeansvarig/motsvarande eller områdes- respektive enhetschef. Rektor beslutar om sin egen representation och om representation å styrelsens vägnar.

Anslagsmedel och externa medel, som står till berörd organisations förfogande, får disponeras för representation. Vad gäller externa medel måste dock kontrakt eller dylikt kontrolleras så att hinder inte föreligger för representation.

Rätt till ersättning för lämnad dricks medges ej.

Från och med 2017-07-01 medges ej momsavdrag för myndigheter vid representation.

11.11.2 Extern representation

Extern representation ingår som ett naturligt led i högskolans kontakter med omvärlden (till exempel med andra högskolor, universitet, enskilda forskare, företag eller liknande) och riktar sig till personer, som tillsammans med företrädare för högskolan överlägger i frågor som har ett omedelbart samband med högskolans verksamhet. Det kan exempelvis vara diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar och gästföreläsningar.

Kostnaden vid extern representation får enligt högskolans interna regler uppgå till högst 500 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. För rektor, prorektor och dekaner i samband med besök av utländska gäster kan kostnadstaket få överskridas. Öl och vin får ingå i representations-kostnader, däremot inte starksprit.

Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Vid representation för utländska gäster kan kostnadstaket överskridas även om 500 kronor också då bör räcka i normalfall.

Representation får inte vara lyxbetonad. Ofta återkommande extern representation riktad till en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma.

Kostnader av mera personlig art, som t.ex. mottagning i samband med personliga högtidsdagar ( t.ex. 50- eller 60-årsdag) är inte att betrakta som representation, utan i det fall arbetsgivaren betalar en sådan kostnad är detta att betrakta som en skattepliktig förmån.

Vid extern representation ska antalet deltagare från Malmö högskola vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Detta innebär att antalet deltagare från högskolan endast i undantagsfall får överstiga antalet externa gäster. Ersättning för deltagande av högskolerepresentants eller svensk gästs make/ maka medges endast undantagsvis och med särskild motivering.

Vid representation i hemmet är det särskilt viktigt med fullgoda underlag som verifierar kostnaden.

Inom kostnadstaket för extern representation ska per representationstillfälle rymmas samtliga kostnader för lunch/middag/supé inklusive drycker, serveringsavgift och liknande kostnader (för representationstillfälle, se bilaga ”Skatteverkets allmänna råd och ställningstaganden avseende representation”.

Kringkostnader för lokalhyra, utgifter för musikunderhållning m.m. eller teaterbesök och liknande arrangemang får uppgå till högst 350 kronor exklusive moms per person och representationstillfälle. Kringkostnader i samband med representation medger ej rätt till momsavdrag.

11.11.3 Intern representation

Med intern representation avses måltider och dylikt i samband med informationsmöte med personal, personalfester och liknande. En förutsättning för att något ska betraktas som intern representation är att det i huvudsak är fråga om interna möten för myndighetens verksamhet. Med informationsmöte avses ett internt möte där arbetsgivaren samlar personalen, projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller uppstart/planering av ett nytt projekt. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där representation ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum (var eller varannan vecka).

Gäller mötet information eller planering av det löpande arbetet är det inte intern representation utan skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas för ett arbetsmöte och därefter går på lunch och låter arbetsgivaren betala så ses även det som ett typiskt exempel på en skattepliktig arbetsmåltid.

Sammankomsterna ska ha en varaktighet av högst en vecka. Måltidsarrangemang ska vara gemensamma.

Kostnaden för intern representation får uppgå till högst 400 kr/person exklusive moms. Öl och vin får ingå i representationskostnader, däremot inte starksprit.

Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt.

Undantagsvis kan detta belopp få överskridas vid tillfällen som uppenbart kan anses vara ett tack för det gångna årets arbete, exempelvis julbord. Representation som överstiger beloppsgränserna i detta dokument eller som avviker från normalreglerna om deltagarnas sammansättning eller annan normalregel ska dock i varje enskilt fall godkännas i förväg av dekanus för fakulteten eller förvaltningschefen.

För att undvika risken att de anställda ska beskattas för kost-förmån i samband med dessa bjudningar har Skatteverket utfärdat riktlinjer som innebär att personal-fester, där arbetsgivare bjuder, bör hållas högst två gånger per.

Vid personalfester och informationsmöten för anställda får lokalhyra och underhållning ingå i representationskostnaden. Observera dock högskolans beloppsgräns på totalt 400 kr/person som avser samtliga kostnader, alltså både mat och kringkostnader. Momsavdrag medges ej.

Måltider vid interna kurser och interna konferenser ses som driftskostnader. Det betyder att hela momsen får lyftas. Interna kurser och konferenser räknas som interna även om externa personer deltar, givet att syftet är internt för verksamheten. Regler för hur interna konferenser ska utformas finns beskrivna i avsnittet ”Interna konferenser”.

Förfriskningar och annan enklare förtäring, t.ex. kaffe, te, läskedryck, bulle betraktas inte som intern representation i bokföringshänseende utan klassas som skattefria förmåner till de anställda.

Måltider vid nämnd- eller kommittésammanträden betraktas som intern representation även om externa personer deltar. Momsavdrag medges ej.

För styrelsesammanträde medges momsavdrag för enklare förtäring med 60,00 kr exklusive moms per person.

11.11.4 Arbetsmåltid

Begreppet arbetsmåltid återfinns inte i skattelagstiftningen. Med arbetsmåltid menas här sådana måltider som intages med kollegor på arbetsplatsen under eller i anslutning till arbetet, ofta för att spara tid.

Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga om det inte är fråga om intern representation eller enklare förtäring (som därmed inte klassas som måltid). Tids- och effektivitetsvinster utgör ingen grund för annan bedömning. Det innebär att måltider, bekostade av högskolan och som intas i samband med exempelvis lunchmöten, ska rapporteras till lönehandläggare och förmånsbeskattas. Personen som intagit måltiden ansvarar själv för att meddela lönehandläggaren om kostförmån. För aktuella belopp och kontering, se under avsnitt 11.12.13 nedan. Blankett för kostförmån finns på MAH Medarbetare Blanketter

11.11.5 Representation i hemmet

Vid representation i hemmet gäller samma belopp per person som vid extern/intern representation. Räkning ska ställas till den som ska attestera representationskostnaderna och åtföljas av originalkvitton och notering om vilka som varit gäster och vilken organisation de företräder. Representation i hemmet ska medges endast undantagsvis och då med särskild motivering.

11.11.6 Enklare förtäring

Förfriskningar och annan enklare förtäring till anställd personal, som till exempel kaffe, te, läsk och bulle betraktas inte som intern representation utan klassas som skattefria förmåner till de anställda. Enklare förtäring kan också förekomma, till exempel i samband med övertidsarbete, utan att det ska medföra förmånsbeskattning för de anställda. Härvid ska beaktas att det bör vara en enklare måltid, exempelvis smörgås och öl, och att den ska intas på arbetsplatsen.

11.11.7 Måltider i samband med kurser och konferenser

Kostnader för måltider i samband med utbildning/fortbildning av anställda (kurser, konferenser) är inte att betrakta som representation och kan därför bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde. Förmånsbeskattningen gäller inte om följande villkor är uppfyllda:

  • Att det är fråga om interna möten för myndigheten
  • Att sammankomsten har en varaktighet om högst en vecka
  • Att det inte är fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum
  • Att måltidsarrangemangen är gemensamma
  • Att den omfattar minst sex timmars effektivt arbete per dag eller är jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka (högst två timmar nöje/rekreation per dag)

Program
I samband med att konferensen planeras ska ett detaljerat program upprättas över hela konferensen. Programmet samt deltagarförteckning ska bifogas verifikatet på konferenskostnaderna.

Omfattning
Av det antal dagar vistelsen avser ska minst 6 timmar per hel dag utgöras av konferens (restiden får räknas in till den del som sker under normal arbetstid). Om konferensen är förlagd till normalt ledig dag, gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Den lediga dagen ersätts enligt gällande avtal.

Arrangemang
Arrangemang som är gemensamma för alla konferensdeltagare och vars syfte är att skapa bättre sociala kontakter får betalas med medel som förvaltas av högskolan. Vid planering av eventuella arrangemang ska återhållsamhet gälla. Enskilda aktiviteter ska betalas av respektive person personligen.

Mat
Vid konferensen ska normal ”konferensmat” väljas. Till lunch ska enrättersmeny väljas och som middag får tvårätters meny väljas (trerätters meny får väljas vid ett tillfälle). Vid arbete som pågår till kl 21 får vickning förekomma. Vin eller starköl får förekomma endast i samband med middag eller vickning och vid högst ett tillfälle under konferensen. I övrigt får inte alkoholdrycker betalas med högskolemedel.

Resultat
Resultatet av en konferens ska dokumenteras och kunna förevisas på begäran.

Momsredovisning
Hela momsen får lyftas.

Ersättning
Interna konferenser som följer anvisningarna ovan ger rätt till ersättning för eventuella resor i samband med konferensen enligt gällande regler för tjänsteresor.

Eventuell förmånsbeskattning regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter mm. För aktuella belopp, se tabell ”Kostförmån”.

Eftersom dessa måltidskostnader inte betraktas som representation utan som driftskostnad föreligger full avdragsrätt för moms, d v s hela momsbeloppet får lyftas av.

11.11.8 Jubileum och invigning

Vid jubileer och invigningar kan det finnas intresse av att uppmärksamma detta med någon form av förtäring. Vid sådana arrangemang ska följande anvisningar tillämpas.

Omfattning
Medel som förvaltas av högskolan får användas för att bekosta förtäring vid jubileer som är en betydande milstolpe i högskolans verksamhet, som till exempel 25- eller 50-årsjubileum. För att högskolemedel ska få användas vid invigningar ska det avse en för högskolan betydande anledning.

Plats
Syftet gör att högskolans lokaler normalt ska användas vid sammankomsten.

Arrangemang
Vid jubileer och invigningar får inbjudas de anställda som är berörda samt företrädare för i sammanhanget viktiga externa samverkansparters såsom finansiärer, representanter för byggherren och kunder. Kostnaden per person får inte överstiga beloppet för intern representation.

Momsredovisning
Momsavdrag medges ej då detta är att betrakta som representation.

Förmån
Förtäring enligt dessa anvisningar är representation vilket innebär att de deltagande inte förmånsbeskattas.

11.11.9 Gåvor och uppvaktningar

Gåvor kan indelas i tre kategorier: reklamgåvor, representationsgåvor samt gåvor till anställda.

Reklamgåvor
Här avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde (högst 200 kr exkl. moms) ofta med högskolans logotyp.

Representationsgåvor
För representationsgåvor finns krav på omedelbart samband med verksamheten (på samma sätt som för representation). Representationsgåva kan vara t.ex. en blomsteruppsats, fruktkorg eller bokgåva som, istället för måltid, överlämnas i samband med att viktiga avtal undertecknas, samarbeten inleds eller avslutas, invigningar eller jubileer. Gåvor till externa kontakter i samband med helger, personliga högtidsdagar och dödsfall klassificeras också som representationsgåvor men anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Därför medges inget momsavdrag. Vid representationsgåvor måste även reglerna om muta och bestickning beaktas; för momsavdrag, se nedan. Vid representationsgåva får kostnaden uppgå till högst 600 kr exklusive moms. Gåvan får inte utgöras av alkoholhaltiga drycker.

Gåvor till anställda
Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivare till anställd är skattepliktiga.
Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan när gåvans värde inte överstiger respektive belopp. Överskrids beloppet blir hela gåvan skattepliktig.
Följande gåvor till anställda samt hedrande av avlidna får bekostas med medel som förvaltas av högskolan. Observera att om gåvan utgörs av pengar eller andra kontanta medel blir gåvan alltid i sin helhet skattepliktig. Som kontanta medel jämställs presentkort som kan bytas mot kontanta medel, värdepapper eller liknande värdehandling. Gåvan får inte utgöras av alkoholhaltiga drycker.

Gåvor enligt nedanstående uppräkning är enligt Kommunalskattelagen (KL) 32 § skattefria för mottagaren, om inget annat anges. Observera dock att minnesgåva (till exempel födelsedagsgåva samt nit och redlighet) bara får ges skattefritt vid ett tillfälle, utöver anställningens upphörande.

Malmö högskola är en arbetsgivare och det är inte tillåtet att använda högskolemedel för att köpa gåvor på flera håll i organisationen till samma person och tillfälle.

Vid användning av högskolemedel till andra gåvor eller uppvaktningar enligt nedan, utan rektors skriftliga medgivande, blir den som tecknat utbetalningen personligen betalningsansvarig för högskolans kostnader.

Julgåva
Värdet får inte överstiga 400 kr inklusive mervärdesskatt.

Jubileumsgåva
Med jubileumsgåva menas gåva till anställd när företaget/myndigheten firar 25-, 50-, 75- eller 100-årsjubileum. Värdet av gåvan får inte överstiga 750 kr inklusive mervärdesskatt Vid bedömningen av gåvans värde tas inte hänsyn till om den är försedd med inskription eller ej.

Födelsedag
Uppvaktning från område, enhet, avdelning (motsvarande) får ske vid högst en födelsedag och då till ett värde av högst 500 kr inkl moms.

Nit och redlighet
Alla former av uppmärksammande av 30 års anställning (25 år vid pensionering) i statlig tjänst sker på uppdrag av rektor. Inköp av minnesgåva ombesörjs av Rektorsfunktionen.

Examination
Anställda (innehar doktorandtjänst, utbildningsbidrag eller motsvarande) som avlägger doktorsexamen, samt anställda som antas som docent eller erhåller professur vid högskolan, får uppvaktas med blommor och/eller present till ett värde av högst 400 kr inkl moms (skattepliktigt). I direkt anslutning till disputation/utnämning får institutionen bekosta enklare förtäring (högsta totalpris 5 000 SEK exklusive moms, dock högst 100 kr/person exklusive moms) på högskoleområdet.

Frånträder uppdrag
Områdeschef, dekanus, prefekt eller motsvarande som innehaft sitt uppdrag under minst 6 år får uppvaktas med blommor och/eller present till ett sammanlagt värde av högst 750 kr, inkl moms.

Slutar vid MAH
Personer som varit anställda sammanhängande minst 6 år vid högskolan och som slutar sin anställning får uppvaktas med blommor och/eller present till ett sammanlagt värde av högst 750 kr, inkl moms. Observera att anställda som byter anställning inom högskolan eller som får anställning i bolag som förvaltas av högskolan inte får uppvaktas med högskolemedel.

Sjukdom och dödsfall
Område, enhet och avdelning (motsvarande) avgör i varje enskilt fall rörande anställd som är sjuk eller hedrande med blommor av anställd vid som avlider, liksom kondoleansblommor till nära anhörig. Momsen på blommor får inte lyftas av.

Gåvor och uppvaktning till icke anställda
Person vid annan högskola, universitet, myndighet eller motsvarande som fyller 50 år eller slutar sin tjänst och som har eller har haft stor betydelse för högskolan och/eller område, avdelning (motsvarande) får uppvaktas med samma belopp som gäller för anställda (högskolemedel får användas). Momsen på gåvan får inte lyftas av.
Om det kan förväntas att flera områden, avdelningar (motsvarande) vill uppvakta personen, ska kontakt tas med rektorskansliet för samordning av gåva och uppvaktningen. Gåvan får inte utgöras av alkoholhaltiga drycker.

Övrig uppvaktning exklusive representationsgåvor och presenter med högskolans logotyp, får inte bekostas med högskolemedel utan rektors skriftliga godkännande.
Skattefriheten gäller inte för kontanta medel (presentkort som går att byta mot kontanter likställs med kontanta medel). För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet inte överskrider de beloppsgränser som redovisats ovan. Överstiger värdet beloppsgränsen beskattas gåvan från första kronan.

Högskolan är att ses som en arbetsgivare i dessa sammanhang oavsett institutionstillhörighet. Skulle en anställd få ett flertal gåvor vid en uppvaktning så bör en av gåvorna vara skattefri under förutsättning att värdet av den inte överstiger den skattefria gränsen. Övriga gåvor blir då skattepliktiga.

Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa förmåner vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av SKV M 2008:23.

11.11.10 Godkännande

Utgifter för representation och gåvor godkänns i enlighet med gällande attestregler.

11.11.11 Sanktion

I de fall avvikelse sker från gällande regler avseende representation utan att särskilt godkännande erhållits riskeras personligt betalningsansvar via löneavdrag.

11.11.12 Underlag

Utgifterna för representation/gåvor ska verifieras med restaurangnota/kvitto som ska kompletteras med anteckning som utvisar följande:

  • Datum för representationen
  • Syfte med representationen
  • Namn, yrke eller funktion på samtliga personer som har deltagit samt vilken organisation de representerar
  • Skriftligt godkännande om representationen avviker från gällande regler
  • Namn på mottagare av gåva

Alla underlag, inklusive uppgifterna ovan, ska bifogas fakturan/verifikationen. Så kallad kontokorts-slip godkänns inte som underlag för att verifiera utgifter för representation.
Vid enklare förtäring i samband med t.ex. öppet hus, invigningar och liknande, där antalet deltagare är stort, är det godtagbart med en förenklad dokumentation av deltagarna.

11.11.13 Redovisning av representationskostnader

Representationskostnader inom Malmö högskola ska bokföras enligt följande:

  • Hela utgiften för måltid inklusive mervärdesskatt, serveringsavgift m.m., ska bokföras på konto 6071 Extern representation eller på konto 4971 Intern representation.
  • Momsavdrag medges ej vid representation. Även momsen ska därför bokföras som kostnad på respektive konto för representation.

11.11.14 Lathund för beloppsgränser och kontering avseende extern och intern representation, gåvor m.m.

Belopp angivna i tabellen nedan gäller per person och tillfälle. Med måltid avses en tillagad varm eller kall maträtt. Med enklare förtäring avses till exempel smörgås eller baguette med dryck.

Momsavdrag medges aldrig vid representation. Detta gäller all form av representation, till exempel måltider, kringkostnader och representationsgåvor.

Lathund belopp kontering representation gåvor mm

I det fall fria måltider inte redovisas på reseräkning ska särskild blankett för kostförmån som finns på MAH Medarbetare Blanketter fyllas i och skickas in till lönefunktionen