Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

10.6 Kundfakturering

Fakturering ska ske så snart en vara är levererad eller en tjänst är utförd om inte annat avtalats. Vid större uppdrag som löper under en längre period ska faktureringen delas upp så att man till exempel fakturerar en tredjedel vid uppdragets början, en tredjedel efter halva uppdraget och en tredjedel då uppdraget är slutfört. Såväl svenska som utländska fakturor ska ställas ut i svenska kronor på en av högskolan fastställd fakturablankett.

När det gäller återkommande kunder med små beställningar kan det i vissa fall vara lämpligt med samlingsfakturor. Vid försäljning under 200 kr är det lämpligare att bifoga ett inbetalningskort än att fakturera.

Det är viktigt att skilja mellan intäkter av försäljning och intäkter av bidrag. Intäkter av bidrag ska rekvireras. En rekvisition innebär, till skillnad från fakturering, att vi inte kräver betalning utan anhåller om att få de för oss beviljade medlen.

Transaktioner mellan områden inom Malmö högskola regleras via ”Intern omföring” genom ekonomifunktionens försorg. Summan skall överstiga 500 kr för att en intern omföring skall genomföras.

Kundfakturor kan skickas elektronisk. Till statliga myndigheter skall de skickas elektroniskt. Kundfakturor skrivs som vanligt enligt nedan med komplettering av organisationsnummer eller annat partsid. Se anvisning: Instruktion E-faktura Kund

10.6.1 Fakturans innehåll

Fakturanumret sätts automatiskt i Raindance. En faktura ska alltid innehålla följande information (skapas i Raindance):

  • Fakturanummer
  • Kundnummer
  • Faktureringsdag
  • Förfallodag (30 dagar efter faktureringsdagen)
  • Kundens namn
  • Kundens adress
  • Vår och Er referens
  • Förklarande text över vad fakturan gäller
  • Fakturerat belopp
  • Moms (när sådan ska debiteras)
  • Kodstäng (där pengarna skall bokföras)

Finns på blanketten:

  • Vårt momsregistreringsnummer (organisationsnummer/F-skattenummer)
  • Vårt VAT-nummer
  • Vårt plusgironummer/bankgironummer
  • Dröjsmålsränta
  • Leverantörens namn
  • Leverantörens adress

En faktura ska alltid framställas i minst två identiska exemplar, minst ett skickas till kunden och ett behålls på området/kostnadsstället och arkiveras i fakturanummerordning.

När fakturan uppfyller kraven ovan registreras den i Raindance. Konteringen ska framgå tydligt på fakturaunderlaget.

Faktureringsavgifter får inte tas ut. Kostnaden för fakturering och annan administration ska därför kalkyleras in i priset för varan/tjänsten i samband med offerten.

Vi tar ut en faktureringsavgift om deltagare till en konferens/kurs önskar faktura.

10.6.2 Externa fakturor

Kundnumret kommer automatiskt i löpande nummerordning. Sök därför noggrant efter om kunden redan finns upplagd i Raindance innan ny kund registreras. Detta gäller även utländska kunder.

10.6.3 Kreditering

Om en faktura ska återkallas eller beloppet är för högt debiterat måste en kreditfaktura utställas enligt samma regler som gäller för den ursprungliga fakturan.