Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

10.3 Bidrags- och uppdragsverksamhet

Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet, utvecklingsarbete, uppdragsutbildning eller uppdragsforskning, där ett område/kostnadsställe tagit ett uppdrag att för en utomståendes räkning utföra en viss utbildning eller ett visst forskningsprojekt. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt avtal mellan parterna.

Uppdragsverksamhet är momspliktig verksamhet och beloppet som faktureras uppdrags-givaren ska vara inklusive 25 % moms. Detta gäller ej vid statliga uppdragsgivare, se avsnitt 14.1.2 Momsfri verksamhet.

Bidragsverksamhet avser sådan verksamhet där högskolan från en eller flera givare erhåller medel utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner, eller anger vad pengarna ska användas till.

Bidrag eller uppdrag?

Innan avtal skrivs under måste man ta ställning till om det är ett bidrag eller ett uppdrag som avses. Det är viktigt att noga gå igenom avtalsförslaget och att vid eventuella tveksamheter diskutera med motparten så att båda parter är överens om vad som avses (detta är extra viktigt om det gäller inomstatliga transaktioner, d.v.s. mellanhavanden mellan två myndigheter, eftersom alla inomstatliga transaktioner ska kunna elimineras i årsredovisningen för staten).
När ett projekt omfattar två eller flera finansiärer måste samtliga parter vara överens om huruvida det är ett uppdrag eller ett bidrag som avses. Det är svårt att generellt ta ställning till om ett kontrakt avser bidrag eller uppdrag (det vill säga köpt/såld tjänst) utan det får avgöras i varje enskilt fall, men det som är avgörande är om det kan anses föreligga en motprestation eller inte. Med motprestation menas ett ekonomiskt värde eller rätten till resultatet av mottagarens prestation. Utgångspunkten är att den som lämnar ett bidrag inte kräver någon form av motprestation från bidragsmottagaren (bortsett från ekonomisk redovisning).

Det finns inga givna svar för alla situationer, men det finns vissa generella indikationer som kan vara till hjälp vid bedömningen av om det föreligger en motprestation eller ej

Följande kan vara indikationer på att det handlar om ett bidrag:

  • Bidraget har ett allmänt syfte och det finns inget direkt samband mellan det utförda arbetet och det mottagna bidraget.
  • Bidragsgivaren har inte äganderätten till eller kontroll över resultatet, som kan vara t.ex. en allmän forskningsslutsats som kan användas av många.
  • Arbetet är ofta inte närmare preciserat eller styrt - givaren saknar oftast  inflytande över hur arbetet/projektet ska genomföras. Mottagaren av medlen kan då ganska fritt styra över genomförandet.
  • Medlen betalas ut via rekvisition efter ansökningsförfarande, ibland i förskott
  • Bidragets storlek fastställs oftast innan arbetet är påbörjat, utbetalning kan dock ske etappvis
  • Bidragsgivaren har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning även om arbetet anses bristfälligt utfört.
  • EU-medel ska i princip alltid ses som bidrag.

Om några av ovanstående omständigheter föreligger talar alltså mycket för att det är fråga om ett bidrag. Observera emellertid att det handlar om just indikationer.

Med bidrag avses alltså medel som ges utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner. Att en givare anger vad pengarna ska användas till, eller ställer vissa villkor t.ex. att bidraget ska användas till forskning inom ett specificerat område, innebär inte något krav på motprestation. Inte heller räknas det som en motprestation om givaren önskar en redovisning av hur pengarna har använts i projektet eller motsvarande. 

... medan följande kan vara indikationer på att det istället handlar om ett uppdrag

  • Givaren har äganderätten till/kontroll över resultatet.
  • Arbetet kan vara villkorat eller styrt på annat vis. Att mottagaren ska utföra vissa åtgärder eller tillhandahålla vissa tjänster är en indikation på uppdrag.
  • Att det är av affärsmässig karaktär. 
  • Om det i ett forskningskontrakt finns regler om fördröjning av publicering av forskningsresultat kan det vara en indikation på att det rör sig om ett uppdragsavtal.

Uppdrag faktureras till skillnad mot bidrag som rekvireras.

Nedan följer en tabell som kan ge viss vägledning huruvida en verksamhet är att betrakta som bidrag eller uppdrag.

Indikationer på bidrag eller uppdrag Avser

Mah blir rättighetsinnehavare till eventuella upptäckter i verksamheten

Bidrag

Mah  får fri publiceringsrätt

Bidrag

Ansökan om bidrag görs innan några medel erhålls

Bidrag

Beloppets storlek är bestämt i förväg

Bidrag

Arbetet är inte närmare specificerat

Bidrag

Givaren saknar inflytande över utformningen av aktiviteten som finansieras,

och saknar möjlighet att övervaka/kontrollera att tjänsten utförs på visst sätt


Bidrag

Betalning kommer från stiftelse med syfte att främja forskning/motsvarande

Bidrag

Givaren kan inte kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört

Bidrag

Det är svårt att finna ett direkt samband mellan utfört arbete och mottagna medel

Bidrag

 

Forskning som görs på begäran av en uppdragsgivare

 

Uppdrag

Fast pris enligt offert eller prislista

Uppdrag

Det finns konkreta direktiv om hur arbetet ska bedrivas

Uppdrag

I avtalet finns sekretessregler för eventuella upptäckter som Mah gör i forskningen

Uppdrag

I avtalet finns en klart definierad motprestation som Mah förväntas uppfylla

Uppdrag

Finansiären förbehålles eventuella patenträttigheter eller andra immateriella
rättigheter som kan uppkomma


Uppdrag

Resultatet av forskningen tillfaller finansiären

Uppdrag

 

Se även: Erhållna bidrag och donationer (ESV 2005:14)

Viktigt att tänka på vid bokföring av bidrags/uppdragsverksamhet är att använda korrekt verksamhetskod, eftersom det har betydelse för vilket OH-påslag som genereras (se även

 avsnitt 5.2.5 Övriga koddelar, Verksamhetskod)

 

Bidragsverksamhet

Verksamhetskod 14, 31, 32                     

Konto

Benämning

Statligt

Utland

3510

Bidrag från kommuner

 

 

3520

Bidrag från landsting

 

 

3610

Bidrag statliga

X

 

3619

Erhållna lönebidrag

X

 

3710

Bidrag från EU´s institutioner

 

X

3713

Bidrag från EU-länder

 

X

3716

Bidrag från övriga utländska givare

 

X

3720

Bidrag från stiftelser och företag

 

 

3730

Bidrag från Nordiska Ministerrådet

 

 

3740

Bidrag från ideella föreningar

 

 

 

Uppdragsutbildning

Verksamhetskod 41

Konto

Benämning

Statligt

Utland

3910

Momsfri uppdragsutbildning, statlig

X

 

3913

Momsfri uppdragsutbildning, ej statlig

 

X

3933

Momsplikt. uppdragsutbildning ej statlig

 

X


Uppdragsforskning

Verksamhetskod 42

Konto

Benämning

Statligt

Utland

3936

Momspliktig uppdragsforskn. ej statlig

 

 

3950

Momsfri uppdragsforskning, statlig

X

 

3953

Momsfri uppdragsforskning, ej statlig

 

X


10.3.1 Uppdragsutbildning

Med uppdragsutbildning menas utbildning som mot en avgift tillhandahålls en svensk uppdragsgivare för personer som uppdragsgivaren utser. Se Uppdragsutbildning på Malmö högskola

Uppdragsutbildningen är reglerad i Förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor; https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/forordning-2002760-om-uppdragsutbildning-vid_sfs-2002-760

Köp av kurser m.m. inom Lärosäten Syd regleras i särskilt avtal

10.3.2 Uppdragsforskning

Med uppdragsforskning avses forskningsverksamhet där en extern uppdragsgivare har avgörande inflytande på verksamhetens planering och genomförande och/eller där en extern uppdragsgivare har väsentliga förbehåll avseende dispositionsrätten till resultatet av forskningsverksamheten ofta med innebörden att uppdragsgivaren förbehåller sig rätten till hela eller delar av resultatet av verksamheten. Där är också uppdragsforskning om krav på motprestation (i annan form än vad avser resultatet) finns angivet eller om avtalet ger uppdragsgivaren väsentliga marknadsfördelar.

Lön till doktorander samt vissa kringkostnader som hänför sig till forskarutbildning kan ibland ingå i uppdragsverksamhet och ska då bokföras som kostnader för uppdrags-verksamhet.

Blandfinansierade projekt där till exempel Vetenskapsrådet och ett eller flera företag samt högskolan ingått avtal utgör ofta specialfall som ibland faller inom uppdragssfären. Dessa avtal får bedömas från fall till fall.

10.3.3 Avtal om uppdrag där högskolan utgör uppdragstagare

Vid beräkning av ersättning för det aktuella uppdraget ska principen om full kostnadstäckning tillämpas. Detta innebär att kraven på ersättning ska sättas så att intäkterna på ett eller flera års sikt täcker samtliga med verksamheten direkt eller indirekt förenade kostnaderna, såsom lokalkostnader och kostnader för kompetensutveckling. (se även kapitel 13 Projektekonomi).

Uppdragsgivaren och uppdragstagaren ska teckna avtal om uppdraget. Avtalet ska upprättas i minst två exemplar. Hantering av avtalen sker huvudsakligen på områdes- eller kostnadsställenivå, där avtalen ankomststämplas och kontrolleras innan de skrivs på av behörig person.

Av avtalet ska följande uppgifter framgå:

  • Avtalande parter
  • Kontaktpersoner
  • Uppdragets art och omfattning
  • Avtalsperiod
  • Pris (i förekommande fall inklusive moms)
  • Tidpunkt/tidpunkter för fakturering
  • Hävningsmöjligheter
  • Tvisteklausul

Avtalet ska undertecknas av uppdragsgivaren och högskolan. Avtalsbelopp under
en miljon kronor undertecknas för högskolans räkning av områdesprefekt eller motsvarande. Om avtalsbeloppet överstiger en miljon kronor ska rektor kontaktas för underskrift enligt rektors delegationer till verksamhetschefer.

Avtalen ska finnas i minst två undertecknade original varav det ena diarieförs och arkiveras medan det andra skickas till uppdragsgivaren. 

Området/kostnadsstället ansvarar också för att uppdraget faktureras i enlighet med avtalet och att moms debiteras enligt gällande regler.