Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

12.1 Materiella anläggningstillgångar

12.1.1 Redovisning och principer för aktivering

Med anläggningstillgångar menas tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk eller innehav. Dessutom ska dessa tillgångar ha en ekonomisk livslängd på minst tre år och ett anskaffningsvärde, exklusive moms, på 20 000 kr eller mer. Med ekonomisk livslängd menas den tidsperiod som anläggningstillgången är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades. I en anläggningstillgångs anskaffningsvärde (eller anskaffnings-utgift), ingår samtliga kostnader som krävs för att göra tillgången brukbar, det vill säga förutom inköpspris även kostnader för frakt, tull, importavgifter, installation, provkörning mm. Vid aktivering av anläggningstillgångar är det viktigt att se till att varje tillgång eller fungerande enhet är spårbar i anläggningsregistret.

Materiella anläggningstillgångar redovisas som tillgångar i kontogrupp 17 (pågående anläggningar) och 18 (datorer, maskiner och inventarier och förbättringsutgifter). Före ändringar, ombokningar och flyttningar på ovan nämnda konton, kontakta alltid ekonomifunktionen vid administrativa avdelningen som har ansvaret för anläggningsregistret.

Följande grupper av materiella anläggningstillgångar finns:

Inventarier
Inventarier t.ex. inredning och datorer aktiveras som anläggningstillgång om de kostar 20 000 kr eller mer, exkl. moms och har en ekonomisk livslängd på minst 3 år.

Anskaffningar med ett värde understigande 20 000 kr. exkl. moms, kan endast aktiveras om de utgör en del i en fungerande enhet t.ex. en kontorsarbetsplats eller en undervisningssal. Den fungerande enheten kan bestå av:

  • Ett datorpaket: bärbar dator, skärm och dockningsstation.
  • Ett inredningspaket på kontorsarbetsplats: skrivbord, kontorsstol, bokhylla, hurts och besöksstol.

Den fungerande enhetens totala värde ska då vara 20 000 kr eller mer, exkl. moms. Det ska på fakturan eller med ett meddelande i fakturahanteringssystemet framgå var inventarierna är placerade, t.ex. med rumsnummer och användare.

Utgifter för service och underhåll ingår ej i anskaffningsvärdet av anläggningstillgången.
Ett inköp av ett stort antal inventarier med ett anskaffningsvärde som ligger nära beloppsgränsen och har en ekonomisk livslängd på minst 3 år aktiveras som en anläggningstillgång. Malmö högskola har valt att sätta styckepriset till lägst 18 000 kr exkl. moms och fakturans totalsumma ska vara 200 000 kr eller mer, exkl. moms. Detta för att skapa en rättvisande bild i den ekonomiska redovisningen.

Finansiell leasing
Inventarier som finansieras genom finansiella leasingavtal ska också redovisas som anläggningstillgångar i kontogrupp 18, samtidigt som framtida leasingavgifter bokförs som skuld i kontogrupp 28. Dessa objekts avskrivningstid ska motsvara leasingkontraktets längd. Avskrivning sker enligt samma principer som gäller för andra tillgångar av samma slag.

Förbättringsutgifter på annans fastighet
Ny- till- och ombyggnationer på annans fastighet aktiveras som anläggningstillgång om den totala kostnaden är 20 000 kr eller mer, exkl. moms. I anläggningen kan ingå, förutom kostnaden för ombyggnationen, även konsultkostnader t.ex. husarkitekter och vvs-konsulter. Det ska på fakturan eller med ett meddelande i fakturahanteringssystemet framgå vad kostnaderna avser. Det ska också framgå vilken anläggning eller vilket projekt konsultkostnaderna tillhör.

Reparations- och underhållskostnader på annans fastighet ska aktiveras om de uppgår till väsentliga belopp. Malmö högskola definierar väsentligt belopp till mer än 100 000 kr exkl. moms. Reparationskostnader som uppkommer i samband med skadegörelse eller inbrott kostnadsförs.

Projekt avseende ny- till- ombyggnationer.
Då ett projekt inleds ska en bedömning göras huruvida investeringskostnaderna ska aktiveras som en anläggningstillgång eller om de ska kostnadsföras. Information om projektet ska lämnas skriftligen till Ekonomiavdelningen på GV. Det ska framgå vem som driver projektet, kontaktperson och område/avdelning, projektets budget och slutdatum. Det ska också ges en kortfattad beskrivning av vad projektet innehåller, vilken typ av kostnader som kommer att uppstå och om delmål finns.

Kopia på beslut om genomförandet ska bifogas. Ekonomiavdelningen gör därefter en bedömning av hur kostnaderna ska bokföras. Detta gäller då kostnaderna sannolikt kommer att delas upp på flera fakturor och/eller där flera områden ska dela på kostnaden.

Installationer
Fasta installationer i annans fastighet ska aktiveras som anläggningstillgång om den totala kostnaden uppgår till 20 000 kr eller mer exkl. moms. Med fast installation avses en installation som man inte har för avsikt att ta med sig vid en eventuell flytt. Om investeringen inte avser en fast installation, bokförs den som en inventarie.

Större investering avseende installation
Vid en större investering ska information om installationen lämnas skriftligen till Ekonomiavdelningen på GV. Det ska framgå namn på kontaktperson, område/avdelning och installationens budget. Det ska också ges en kortfattad beskrivning av vad installationen innehåller, vilken typ av kostnader som kommer att uppstå.

Ovanstående villkor ska vara uppfyllda för att en aktivering som anläggningstillgång ska göras. I annat fall kostnadsförs det.