Utskrift från Malmö högskolas webbplats www.mah.se

Teknisk och administrativ personal

Utgå från din rekryteringsplan!

Innehåll

  1. Kravprofil
  2. Annonsering
  3. Första urval
  4. Intervju
  5. Eventuellt ytterligare urvals-/bedömningsverktyg
  6. Erbjuda/besluta om anställning
  7. Referenstagning
  8. Förbereda anställning

Kravprofil

Definiera vilka typer av arbetsuppgifter som ska ligga på den anställning du avser att rekrytera till samt vilka kvalifikationer som krävs för att utföra arbetet.

Kravprofilen gör du i samråd med din HR-specialist.

Inom statliga myndigheter finns lagkravet att vid rekryteringar alltid anställa den kandidat som är mest kvalificerad för anställningen (”förtjänst och skicklighet”), och övriga sökande har en möjlighet att överklaga tillsättningsbeslut. Dessutom omfattas vi naturligtvis av diskrimineringslagstiftningen. Vi behöver alltså i alla rekryteringar vara beredda på att kunna redogöra för hur rekryteringen gått till och på vilka grunder en viss person har erbjudits jobbet.

Mall för planering av rekrytering

Mall för mer kompetensbaserad kravprofil

Annonsering

Annonstexten baseras på kravprofilen. Malmö högskola är skyldig att utannonsera alla lediga anställningar så att de är möjliga att söka i konkurrens. Minimikravet är att annonsera på www.mah.se samt på Arbetsförmedlingen och kortaste annonseringstid är 14 dagar. Beroende på anställning kan det även vara aktuellt att annonsera i dagspress eller fackpress.

Malmö högskola använder ett elektroniskt rekryteringssystem, ReachMee. Alla sökande söker elektroniskt via systemet. Rekryterande chef samt övriga som arbetar i en rekryteringsprocess (till exempel deltagare i en rekryteringsgrupp, ledamöter i anställningsnämnd och liknande) kommer att få åtkomst till sin rekrytering och kunna se alla ansökningar i systemet.

Rekryteringssystemet ReachMee

Första urval – ”gallring”

När ansökningstiden har löpt ut tar du ställning till vilka av kandidaterna som bäst motsvarar kvalifikationskraven i kravprofilen och därmed bör bjudas in till en intervju. Detta kan med fördel göras med hjälp av en mall för meritsammanställning. HR kan hjälpa till att göra meritsammanställning under förutsättning att det gjorts en tydlig kravprofil (se guide).

Till vissa typer av anställningar kan det komma väldigt många ansökningar – ett tips i sådana fall är att inte vänta till efter sista ansökningsdag med att påbörja urvalsarbetet, utan löpande gå igenom inkomna ansökningar. Däremot får vi aldrig tillsätta en anställning innan sista ansökningsdag har passerat eftersom vi är skyldiga att beakta alla ansökningar som inkommer under ansökningstiden.  

Intervju

Till en första intervju bjuds de sökande som baserat på deras ansökningshandlingar bäst uppfyller kvalifikationskraven. Hur många som väljs att bjuda in varierar, men ofta kan det vara mellan tre och upp till ett tiotal. Vid intervjun ges möjlighet att få en tydligare bild av respektive kandidats kompetens, och även göra en bedömning av hens personliga egenskaper. Intervjuer bör vara väl förberedda och utgå från en strukturerad mall så att de olika intervjuerna blir så jämförbara som möjligt. HR-specialist kan hjälpa till att förbereda detta, och kan även delta vid intervjuer.

Eventuellt ytterligare urvals-/bedömningsverktyg

Ibland kan det redan efter en intervju vara tydligt vem som bäst motsvarar kravprofilen, och går då direkt vidare till referenstagning. Ibland behövs en andra intervjuomgång med ett mindre antal kandidater, eller så finns ett behov att genomföra någon typ av testning.

Referenstagning

Att ta referenser innebär att man pratar med personer som har arbetat tillsammans med den sökande för att höra hur personen har fungerat på tidigare arbetsplatser. Det rekommenderas att man tar minst 1-2 referenser, och att minst en av dem ska ha varit chef för personen. Referenser tar man normalt i slutet av rekryteringen; antingen endast på den person man har kommit fram till att man vill erbjuda anställning, eller på ett mindre antal slutkandidater som det väger ganska jämt emellan. Referenstagning bör göras enligt en standardiserad mall och utgå från kravprofilen. HR-specialist kan vara behjälplig vid referenstagning.

Erbjuda/besluta om anställning

När ställning tagits till vem av kandidaterna som erbjuds anställningen ska ni komma överens om lön och startdatum för anställningen (och ev. slutdatum om det är en visstidsanställning). För anställda vid Malmö högskola gäller Villkorsavtalet, som reglerar anställningsvillkor och förmåner såsom antal semesterdagar, rätt till ledighet, uppsägningstid och annat för statliga anställda. Detta har du alltså inte möjlighet att förhandla om.

När du som chef har erbjudit personen anställning och kommit överens om lön och startdatum meddelar du HR-administratör och HR-specialist om vem du erbjudit anställning, lön och startdatum. HR-administratören skriver ut anställningsavtal och registrerar anställningen i lönesystemet. När personen är registrerad kommer du få ett mail om att du kan påbörja förberedelse av anställning.

När beslutet om anställning är fattat ska det anslås på högskolans officiella anslagstavla, vilket sköts av HR-administratören. Den dag det anslås börjar överklagandetiden på tre veckor att löpa, och först när överklagandetiden har löpt ut vinner anställningen laga kraft.

De sökande som inte erbjuds anställningen måste informeras om detta senast i samband med att anställningsbeslutet anslås. Det tillhör god sed att rekryterande chef personligen meddelar de sökande som har varit på intervju, om möjligt per telefon. HR-administratör ansvarar sedan för att samtliga sökande får skriftligt besked. 

Förbereda anställning

Du förbereder anställningen genom att fylla i ett beställningsformulär i IDService. För att kunna förbereda anställningen måste anställningsavtalet vara underskrivet och inlagt av HR i Primula. I förberedelseformuläret skapar du dator-id, beställer behörigheter i tjänster och system, beställer IT-utrustning som dator och telefon samt beställer nycklar, postfack eller annat som tillhör den fysiska arbetsplatsen.

Här kan du läsa mer om hur du förbereder anställningen

Till toppen av sidan